Nyckeln till ett bra faktureringsunderlag

3Dfacto saknade överblick över faktureringsunderlaget och förlorade fakturerbara timmar. Det fick dem att välja TimeLog Project, som även effektiviserade faktureringen.

Det internationellt inriktade företaget 3Dfacto saknade i slutet av 2004 ett effektivt tidrapporterings- och faktureringssystem.

”Innan vi började använda TimeLog Project använde vi Excel. Det gjorde vi mycket länge, eftersom vi hade svårt att hitta ett system som vi tyckte passade våra behov perfekt. Men till slut förlorade vi för många fakturerbara timmar – och blev därför tvungna att agera”, förklarar Morten Bolø, VP Professional Services, hos 3Dfacto.

”I urvalsprocessen övervägde vi bland annat Microsoft® Project, men det saknade faktureringsdelen, som vi var mycket intresserade av. Det krävde också en mer avancerad servermiljö än den vi hade. Vi tittade även på en rad andra (webbaserade) system.”

Det gick nästan två år från det att 3Dfacto för första gången tittade på TimeLog Project, till att de valde att gå vidare med systemet, vilket är en något längre process än de flesta andra kunder går igenom.

”För oss var det en process som tog flera år. Det system som vi hade i tankarna fanns inte, och om det hade funnits så hade det kanske ändå inte varit rätt. De prioriteringar som TimeLog hade gjort visade sig passa oss riktigt bra.”

Faktureringen i centrum

TimeLog Project har utvecklats för att kombinera webbaserad tidrapportering med fakturering och projektstyrning, och framför allt kopplingen mellan tidrapportering och fakturering ger TimeLog Project ett unikt värde.

”Framför allt faktureringsfunktionen var avgörande för oss. TimeLog Project passar oss perfekt vad det gäller fakturering. Tidigare gick många av våra fakturerbara timmar förlorade för att det är besvärligt att göra fakturor. Nu är det mycket enkelt, och vi vet alltid vårt faktureringsunderlag”, berättar Morten Bolø.

Enligt Morten har det blivit oändligt mycket enklare att göra fakturor:

”Man får en känsla av att det är enkelt att registrera tid, och att man alltid har överblick över tidsförbrukningen. Det är härligt.”

TimeLog Help Desk – en del av ett helt faktureringssystem

Efter att ha använt TimeLog Project en kort tid valde 3Dfacto att utöka med tillägget TimeLog Help Desk. För dem var det en naturlig förlängning av arbetet med systemet, och synergieffekten när projektstyrning och support kombineras i samma system blir stor:

”Genom att ha en istället för två källor slipper vi en massa manuellt inmatningsarbete. Vi sparar tid – timmar som annars skulle ha gått förlorade i faktureringsprocessen. Med TimeLog Project och TimeLog Help Desk använder vi enbart ett system för att registrera tid och utlägg, samt för att hantera faktureringen och allt vårt supportarbete. Genom att vi har ett sammanhängande faktureringssystem, mellan TimeLog Project och TimeLog Help Desk, kan vi i dag fakturera 10-20 procent mer än vad vi gjorde tidigare, och det är värdefullt för oss”, förklarar Morten Bolø.

I sitt dagliga arbete använder 3Dfacto extramodulen TimeLog Help Desk för kunder som behöver konkret support.

”Vi använder programtillägget internt för att rapportera tid för de enskilda ärendena och för att skriva ner vad som har hänt och vad som har blivit gjort för varje enskilt ärende. Den informationen är värdefull för oss när vi ska fakturera. Framför allt när vi går igenom en faktura och ska värdera vilka timmar som vi kan fakturera. Vi använder det också för att få fram korrekt fakturaunderlag”, säger Morten Bolø.

I 3Dfacto allokeras alla medarbetare till sina respektive projekt, som de sedan rapporterar tid för. Samtidigt hjälper de till i andra projekt – och här är det speciellt viktigt att den tid som används registreras på rätt ärende – särskilt om det är supportärenden.

”På supportavdelningen var det tidigare den person som hade det direkta kundansvaret som registrerade tid på supportärendet, även om andra medarbetare också använde tid för att lösa problemet. Därmed tappade vi riktigt många fakturerbara timmar, men det har vi nu blivit mycket bättre på. Det betyder mycket för vårt faktureringsunderlag”, berättar Morten Bolø.

Sedan 3Dfacto implementerade TimeLog Project och TimeLog Help Desk har företaget ökat sitt faktureringsunderlag och exaktheten av detsamma markant – särskilt i supportavdelningen har siffrorna förbättrats.