En utspridd verksamhet med överblick

Webbaserad tidrapportering med TimeLog visade sig vara lösningen för Docmap, som har konsulter i både Sverige och Norge.

Docmaps utmaning har varit att deras två avdelningar legat i Oslo respektive Stavanger och att avståndet mellan dem inneburit utmaningar vad det gäller den interna administrationen.

”Innan vi använde TimeLog Project hade jag inte direkt tillgång till data från vår utvecklingsavdelning i Stavanger. Nu får jag all den information jag behöver så snart mina medarbetare har rapporterat sin tid i TimeLog Project”, förklarar VD Svein H. Syversen.

Samtidigt är Docmaps konsulter utspridda med stora avstånd i Norge och i Sverige. Därför är webbaserad tidrapportering ett perfekt hjälpmedel för att förbättra ledningens överblick för Docmap och garantera en effektiv verksamhet.

”Vi har konsulter i Norge och i Sverige som behöver kunna rapportera sin arbetstid. Med TimeLog Project går det snabbt och enkelt, och de kan göra det direkt på sin bärbara dator – oavsett var de befinner sig. Det innebär att jag alltid har tillgång till en uppdaterad överblick över verksamheten”, förklarar Svein H. Syversen.

Lösningen – en komplett överblick

Docmap har använt TimeLog Project i ungefär två år, och redan nu har TimeLog Project blivit företagets mest centrala affärssystem.

”Innan vi började använda TimeLog Project rapporterade vi inte tid i ett riktigt system, utan i Excel-ark. Varje månad samlade jag alla medarbetarnas tidrapporter i ett gemensamt Excel-ark. Därefter var jag tvungen att gå igenom all rapporterad tid manuellt för att ta reda på vad jag kunde och vad jag inte kunde fakturera, och dessutom var interna och externa projekt sammanblandade. Med TimeLog Project har de här processerna blivit mycket enklare, och interna och externa projekt delas upp automatiskt. För oss innebär det att det inte är något problem för oss att hantera de 50-60 projekt som vi för tillfället arbetar med”, förklarar Svein H. Syversen och fortsätter:

”Huvudsakligen använder vi systemet för tidrapportering och fakturering. TimeLog Project har gjort det möjligt för oss att samla alla de data som vi behöver för att få en samlad överblick över vår effektivitetsnivå och försäljning, och samtidigt hjälper systemet oss att få en överblick över nya kunder. Det enda vi behöver göra är att rapportera varje timme i systemet”, förklarar Svein H. Syversen.

Resultat som går att se och följa

Det har även gett positiva effekter vad det gäller de ekonomiska resultaten:

”Vi är mycket nöjda med TimeLog Project och tycker att systemet fungerar riktigt bra. Nu har vi möjlighet att rapportera varenda timme i TimeLog Project. Redan nu kan vi se i vår bokföring att om vi jämför med föregående år så har det varit en god investering. Dagens siffror är mycket bättre än innan vi använde Time Log Project.”

Möjligheter på lång sikt

TimeLog Project är en webbaserad standardprodukt som med fördel kan användas i konsultbranschen och för projektarbete. TimeLog Project är mer än webbaserad tidrapportering, med rätt konfigurering och utbildning kan systemet ersätta hela affärssystem.

”Vi har ett hosting-avtal med TimeLog och får därför produkten till ett särskilt bra pris. Det innebär att en medarbetare bara behöver rapportera en arbetstimme för att täcka månadskostnaden. Det tycker jag är en riktigt bra avkastning på investeringen”, säger Svein H. Syversen.

TimeLog Project kan på längre sikt visa på för- och nackdelar med hur företaget är organiserat. Med hjälp av tidrapporteringen kan mätningar och analyser utarbetas av allt från beläggningsgrad på kunder till medarbetarnas faktureringsgrad och insatsområden i de olika affärsenheterna. TimeLogs produkter är effektiva ledningsverktyg som enkelt och effektivt förbättrar företagets lönsamhet.