Jakten på effektiv fakturering

Projektarbeten som pågick under lång tid gjorde faktureringen till en utmaning för schweiziska emineo.

Hanteringen av kundprojekt hos emineo sker på konsultbasis, och de enskilda ärendena kan pågå i flera månader. Genom att arbeta med längre projekt innefattar slutfaktureringen flera månader. Det här var ett problem för emineo – som saknade överblick över vad som hade och vad som inte hade fakturerats. Det här resulterade i ett bristfälligt faktureringsunderlag som kostade företaget både pengar och värdefull tid.

Konsult- och programvaruutvecklingsföretaget emineo har specialiserat sig inom lösningar av driftsekonomiska problem. Deras expertis och kunskap inom området täcker hela processen: från strategi, via facklig och teknisk konceptutveckling, till programvaruutveckling.

Lösningarna är kundanpassade och utvecklade på SAP NetWeaver®-plattformen med hjälp av J2EE-teknologi. Förutom klassiska lösningar utvecklar emineo applikationer till SAP-portaler samt applikationer till mobilenheter och garanterar integrationen av systemet i hela företaget.

Erfarna konsulter och en effektiv realisering gör emineo marknadsledande inom utveckling av SAP NetWeaver® och Java-projekt.

Utmaningen – ett svagt faktureringsgrundlag

Werner Zecchino,verkställande direktör för emineo upptäckte ett problem i företaget. Deras administrativa arbetsuppgifter krävde alltför mycket resurser, vilket minskade både beläggningsgrad och omsättning.

”Innan vi hade TimeLog Project använde vi enormt mycket tid på att hantera vår tidrapportering och fakturering. Samtidigt förlorade vi pengar då vi förlorade vår rapporterade tid för föregående månader, eftersom vi inte hade rätt system för att hantera processerna”, förklarar Werner Zecchino.

Fram till att emineo bytte till TimeLog Project skrev eminos medarbetare löpande in sina timmar i WebTimeSheet, därefter gjordes utvärderingar för faktureringen. Faktureringen gjordes på konventionellt vis i Word-dokument. Problemet uppstod eftersom emineo arbetar med långa projekt, som inte alltid faktureras på månadsbasis, därmed förlorade företaget hela tiden överblicken över vilka tjänster som ännu inte hade fakturerats.

”Det var avgörande för oss att vi fick ett effektivt system för tidrapportering, som samtidigt kunde ge oss överblick över vilka projekt som redan hade fakturerats och vilka som återstod – för att få stopp på vår omsättningsförlust”, förklarar Werner Zecchino.

På jakt efter en lösning – bara en passade!

Under sin jakt på ett nytt system som å ena sidan var ett enkelt tidrapporteringssystem och å andra sidan samlade alla processer framtill fakturering och kontroll av betalda fakturor hittade Werner Zecchino TimeLog Project.

TimeLog Project var den enda produkten som samlade alla processer från tidrapportering, till fakturering och vidare till kontroll av vilka räkningar som betalats – det var verkligen det enda!

En annan aspekt som gjorde TimeLog Project till rätt val för emineo var faktureringsprocessen och en hög grad av användarvänlighet.

”Faktureringen av rapporterade timmar i TimeLog Project går extremt snabbt. För varje tid går det att se vilka projekt som det har rapporterats tid på, vilka som redan har fakturerats och vilka som fortfarande återstår. Med några få klick kan fakturan upprättas och skrivas ut direkt från TimeLog Project. Hela processen tar hälften så lång tid som det tidigare tog, och vi kan alltid vara säkra på att alla rapporterade timmar blir fakturerade”, säger Werner Zecchino och fortsätter:

”Det jag tycker om med produktens utformning är att den ur ett användarperspektiv är det ett mycket konkret och enkelt system. Det finns inte några blinkande konstiga symboler på varje sida som distraherar dig. Det du får är ett rent och enkelt system, som är lätt att använda, och det var viktigt för mig.”

Resultatet – en besparing på 10-15 procent

Efter bytet till TimeLog har emineo gjort en besparing på kostnaderna för sin interna administration.

”Vi har sparat runt 10-15 procent av våra kostnader. Men ännu viktigare är att vi varje månad sparar en massa tid på den faktiska faktureringen.”

TimeLog Project har gjort skillnad för framför allt tidrapporteringen och kontrollen vid fakturering, men samtidigt har systemet gett en hög grad av insyn i olika affärsprocesser.

Zecchino förklarar: ”Nu kan vi snabbt och på ett transparent sätt se var vi använder vår tid och vilka projekt, kunder och processer som vi har lagt tid på – och det är extremt viktigt för att vi ska kunna leda emino”, och fortsätter:

”TimeLog Project har hjälpt oss att optimera såväl våra interna processer – som vårt faktureringsunderlag – både ekonomiskt och med hänsyn till våra processer.”