Projektledning med utmaningar

Tidigare utvecklade InterMedia sina egna projektdatabaser, men den lösningen på hade sina begränsningar. InterMedia sökte efter en alternativ lösning för sin projektstyrning.

InterMedia hade två krav på ett nytt system: InterMedia är ett tvärvetenskapligt forskningscenter som etablerades 1998 vid universitetet i Oslo. Centret arbetar projektorienterat med design, kommunikation och utbildning i digitala miljöer. Den projektorienterade arbetsformen innebär att det är viktigt att de kan hantera sina projekt ur en överskådlig synvinkel. Deras system måste kunna hantera EU-rapportering samt vara bra på projektstyrning.

”InterMedia är beroende av att kunna rapportera till EU, som ställer mycket formella krav vad det gäller tidrapportering. Vi hade därför behov av ett system som var detaljerat. Det levde TimeLog Project till viss grad upp till, och där det inte var möjligt samarbetade vi med TimeLog för att utveckla nya rapporter”, förklarar InterMedias verkställande direktör, Lars Lomell.

Nordisk projektledning och ett användarvänligt system

En av orsakerna till att valet föll på TimeLog Project var att systemet är danskt och därför är inriktat på nordiska metoder vad det gäller projektstyrning. Lars Lomell förklarar det på följande vis:

”Det har att göra med den nordiska traditionen för projektstyrning. Det finns många andra projektstyrningssystem på marknaden, men de har sin utgångspunkt i amerikanska modeller som inte alltid passar in i den nordiska traditionen. Samarbetet med TimeLog har i det här sammanhanget fungerat riktigt bra.”

Lars Lomell påpekar att användarvänligheten i TimeLog Project är en annan fördel:

”För en projektmedarbetare som bara ska rapportera timmar är det mycket enkelt att göra en användaranpassad projektlista. Det är viktigt för oss att det är enkelt för den vanlige användaren att lära sig systemet.”

Implementering i tre steg

InterMedia blev kund hos TimeLog i december 2006 och blev färdiga med implementeringsprocessen i början av maj 2007. Från början gjorde den centrala ledningen och administrationen det klart och tydligt att det här systemet var absolut nödvändigt och att det var ett krav att systemet användes. Implementeringen utfördes i tre steg, och för varje steg ökade kraven på att systemet användes.

Efter att InterMedia börjat använda TimeLog Project blev projektstyrningen bättre. Lars Lomell beskriver förbättringarna på följande vis:

”Saker som tidigare var ambitioner vad det gällde projektstyrning, har nu i långt större grad realiserats. Det här gäller framför allt för projektuppföljning. Vi hade ambitionen att kunna följa och styra projekten samt att kunna skriva in data löpande under projekten. TimeLog Project hjälper till i den här processen, eftersom systemet innehåller konkreta möjligheter för det här. Man får något konkret att förhålla sig till, och man får möjlighet att konkretisera vad projektledningen egentligen vill ha samt ta hand om beställningar. Det är mycket enklare att följa upp på projekten nu, eftersom vi har den överblick som krävs.”

I augusti 2007 inledde InterMedia en ny fas vad det gäller hur de använder TimeLog Project. Nu använder de systemet för att registrera arbetstid, flextid och kompledighet. Tidigare använde InterMedia ett tidrapporteringssystem som var baserat på kalkylblad, och den här delen har nu flyttats över till TimeLog Project.

Knyter samman organisationen

TimeLog Project används också aktivt under möten mellan administrationen och projektledarna. TimeLog Project visas på en stor bildskärm, och därmed får alla en gemensam utgångspunkt. Det här bidrar till att skapa en större gemensam förståelse för vad som sker i ett projekt. TimeLog Project är därmed med och skapar ett ömsesidigt stöd i projekt.

Med TimeLog Project har InterMedia fått ett system, som knyter samman flera nivåer i organisationen på ett nytt sätt.