Pilotprojekt hjälpte till att ta beslut

Investeringar i nya IT-system kräver noggranna överväganden och mycket kunskap innan beslut kan tas. Hur införskaffas den här kunskapen på bästa sätt?

Det var just den här situationen som danska Mjølner Informatics befann sig i när de valde att prova TimeLog Project i form av ett pilotprojekt under en och en halv månad.

Bara ett år innan pilotprojektet sattes igång använde Mjølner Informatics Microsoft® Project Project för sin tidrapportering och projektstyrning. Men det innebar allt fler utmaningar. Enligt Bo Fredriksen, Linjechef på Mjølner Informatics var systemet komplicerat och tungt att använda.

Därför började Mjølner Informatics att leta efter ett nytt system, som kunde ersätta det gamla. Med förhoppning om att hitta helt rätt lösning hade de ställt upp en rad kriterier, som baserades på erfarenheterna med Microsoft® Project och som de hoppades få uppfyllda. Kriterierna fungerade som en check-lista under pilotprojektet och nästan alla punkterna blev uppfyllda.

Flexibelt förlopp

Även om ett pilotprojekt normalt enbart sträcker sig över en månads tid, varierar det mycket från företag till företag hur det fungerar i slutändan.

I Mjølner Informatics fall gick det cirka ett halvår från att den första kontakten togs, tills projektet kördes igång och sedan ännu några månader innan den slutliga utvärderingen var gjord. Men poängen med ett pilotprojekt är ju att ge potentiella kunder möjlighet att på egen hand prova systemet, och det kräver att tid och resurser finns till hands för att projektet ska ge optimalt utbyte.

”Själva piloten pågick intensivt i cirka en månad, då vi använde lösningen så som den fungerar i verkligheten. Därefter provade vi specifika funktioner – i enlighet med vår lista över kriterier – samt funktioner som vår administration är beroende av. Så allt som allt hade vi en intensiv period då projekten upprättades och sedan en från-och-till-period då vi utvärderade våra krav ett efter ett, och administrationens fakturering och reseräkningar”, berättar Bo Fredriksen.

Den sammanlagda effektiva tiden i Mjølner Informatics pilotprojket beräknar Bo Fredriksen till cirka en veckas arbete för de sista utvärderingarna och sammanlagt motsvarande tre veckors heltid för hela pilotprojektet, men det kan vara svårt att uppskatta exakt.

Den interna belastningen i pilotprojektet var dock enligt Bo Fredriksen minimal: ”Nej, det har inte krävts särskilt mycket interna resurser. Det var enkelt att använda och komma åt. Det har definitivt inte varit ett dyrt projekt för oss, vad det gäller omkostnader.”

”Det var jag själv som gjorde det mesta av arbetet, eftersom jag från början gick in och upprättade de projekt som vi använde och förberedde så att medarbetarna kunder rapportera sin tid – men det innebar också att den dagliga arbetsbelastningen under själva pilotprojektet, då vi rapporterade tid i projekten, var minimal”, förklarar Bo Fredriksen vidare.

Pilotprojektet i praktiken

Efter att företaget hade fått tillgång till en pilotversion av TimeLog Project valdes två till tre pågående projekt ut för att köras parallellt i Microsoft Project och TimeLog Project. Projekten hade olika karaktär och vara alla kännetecknande för Mjølner Informatics arbete.

Därefter rapporterade alla medarbetare, som knutits till projektet, tid under en månad och avslutningsvis gjorde projektledaren och avdelningschefen en utvärdering genom att titta på hur systemet var att arbeta med i förhållande till vad det var vana vid. Framför allt lades fokus på de aktiviteter som återkom varje månad, som fakturering och attestering av veckorapporter.

”Vi använde systemet, och gör det än i dag, för tidrapportering, till projektstyrning och till att skapa ett fakturaunderlag utifrån. Något som är nytt för oss är att projektledaren själv kan producera fakturaunderlaget, vilket är en styrka eftersom det är projektledaren som har rätt information och inte den som är ansvarig för respektive avdelning. Därmed gör projektledaren ett fakturaunderlag direkt i TimeLog Project. I övrigt använder vi semesterberäkningen – semester och flextid”, berättar Bo Frederiksen.

Resultatet – kunskap och insikt för att fatta beslut

Och vad fick Mjølner Informatics då ut av projektet?

”För den vanlige projektmedarbetaren bekräftade pilotprojektet att det dagliga användandet av TimeLog Project går fint och är problemfritt. Det gick att upprätta projekt utan problem”, förklarar Bo Frederiksen.

Ett bekymmer som Mjølner Informatics hade haft, och som TimeLog Project löste, var hur väl systemet fungerade. Det webb-gränssnitt som de tidigare hade provat i Microsoft® Project var inte så snabbt och det skapade problem.

”Lyckligtvis visade pilotprojektet att även om TimeLog Project är webbaserat fungerar det problemfritt. Och så upptäckte vi att det går att sköta fakturering och göra fakturaunderlag, det har vi inte provat tidigare.”

Under pilotprojektet hade Bo vid flera tillfällen kontakt med TimeLog:

”Samarbetet har fungerat bra och inneburit stor flexibilitet. Det har varit lätt att få åtkomst, till nya moduler till exempel när vi har velat prova dem – och om vi hade några frågor fick vi bra och snabb respons”, berättar Bo Frederiksen.

Implementering med djupare detaljnivå

När pilotprojektet hade avslutats valde Mjølner Informatics att implementera TimeLog Project som sitt nya tids-, projekt- och faktureringssystem. Det faktiska värdet av pilotprojektet visade sig under implementeringen, i form av kunskap.

”Rent konkret innebar pilotprojektet att jag före implementeringen hade en ganska stor insyn i systemet. Det innebar att själva implementeringen inte gick ’så illa’ – samt att själva nivån kunde höjas eftersom vi kände till systemet. Det innebar också att vi kunde ställa mer detaljerade frågor under processen – som sammantaget har vi fått en djupare detaljnivå.”