Kvalitetssäkring i hela Netplan

Nya medarbetare och en ISO-certifiering satte press på Netplans egenhändigt utvecklade system.

Netplan A/S är ett rådgivningsföretag, som är specialiserat inom IT-området med särskild vikt på telefoni och kommunikation. Netplan affärsidé är att ge tekniska och vetenskapliga råd till offentliga och privata organisationer, när de ska köpa eller byta avancerade IT- och telesystem.

Eftersom Netplan är ett oberoende företag, som uteslutande lever på att sälja konsulttimmar, kan deras kunder vara säkra på att de råd de får är objektiva.

Utmaningen – kraftig tillväxt och en ISO-certifiering

Under mitten av 2006 blev Netplan ISO9001-certifierat. Det ställde krav på standardisering av registrering och utförande av alla företagets processer, så att Netplan så enkelt som möjligt skulle kunna bli godkända i den årliga revisionen som följer på en ISO-certifiering. Därför började Netplan att leta på marknaden efter ett passande redskap, som kunde säkerställa att företaget skulle kunna fortsätta att uppfylla kraven för en ISO-certifiering.

Netplan använde vid den här tidpunkten redan ett egenhändigt utvecklat system för tidrapportering och projektstyrning, men med en kraftig tillväxt, där medarbetarantalet hade fördubblats på ett år, hade det uppstått problem. Underhållet blev för tidskrävande, systemet krävde att användaren var införstådd med verksamheten, och det skapade problem för nya medarbetare. Därför började företaget titta på nya möjligheter.

”Vårt eget system blev plötsligt för specialanpassat, och vi saknade ett system som var mer standardiserat”, berättar Torben Rune, verkställande direktör i Netplan, och fortsätter: ”Vi tittade därför på tre, fyra system. Alla hade sina styrkor och svagheter, men det som gjorde att vi kände oss trygga med TimeLog Project var systemets funktionalitet. Det liknade mycket det sätt på vilket vi organiserar vår verksamhet och våra tidigare system.”

En samlad lösning – fick ordning på tiden och kvalitetssäkringen

”Mest intressant för oss var TimeLog Project. Systemet har alla de egenskaper som vi behöver för att hålla ordning på tiden och kvalitetssäkringen för ISO-certifieringen. Förutom projektprocesser läggs standardiserede processer in i TimeLog Project, så att vårt arbete och administration följer de mallar vi behöver för att få behålla ISO-certifieringen.”

”Certifieringen innebär att vi när som helst ska kunna redogöra för allt vi gör, sättet vi löser det på och vad det kostar oss att utföra projekten i förhållande till de krav som vi har ställt upp för oss själva, för att få ISO-certifieringen godkänd. Det är därför nödvändigt att vi rapporterar alla delar av våra projekt, och det hjälper oss TimeLog Project med”, förklarar Torben Rune.

Det var Det Norske Veritas (DNV) som verifierade Netplans kvalitetssäkringssystem genom godkänna ISO-certifieringen. I samband med detta fick Netplan följande kommentar med sig på vägen: ”Netplans kvalitetssystem är otraditionellt till sin uppbyggnad och funktion, men på ett sätt som involverar alla anställda i användande, värdering och uppdatering av systemet. Det är det mest engagerande system som DNV:s revisor någonsin har sett.”

”Med TimeLog Project har vi nu möjlighet att ytterligare följa upp vår budget, samtidigt som vi i mycket högre grad har kontroll på hela processen, från det att den första kontakten med kunden tas, till projektet är avslutat och under lång tid därefter. Det ger oss ett mer naturligt sätt att hantera våra kundkontakter och mer aktivitet. TimeLog Project har på så vis gett oss ett kvalitetslyft som har inneburit att vi har ökat omsättningen – och vi är därför mycket nöjda med vårt val”, förklarar Torben Rune.

ROI – en förbättrad ekonomi och en mer naturlig kundkontakt

Förutom att använda TimeLog Project som Netplans system för tidrapportering och projektstyrning valde Torben Rune att utöka med TimeLog CRM för att stärka kundkontakten.

”Vi hade naturligtvis redan en kunddatabas, som vi uppdaterade. Men med TimeLog Project har uppdateringen blivit mycket mer systematiserad. Framför allt är verktyget för hantering och budgettering av den förväntade försäljningen en ny process, som vi har börjat med på grund av TimeLog Project.”

”Tidigare kategoriserade vi allt som projekt – även det som inte var det – men med TimeLog CRM har det blivit möjligt för oss att ha en kvalitetssäkring”, säger Torben Rune och fortsätter:

”Allt vad vi gör – lägger anbud, ringer till kunden, följer upp, loggningar och så vidare – gör vi genom TimeLog CRM, och det är en väldigt bra metod för att vår rådgivning ska hålla en enhetlig kvalitet. Vi har en komplett överblick över våra aktiviteter och möjlighet att skriva ut rapporter över dem, vilket gör det möjligt för oss att leva upp till den kvalitetssäkring som en ISO-certifiering kräver. ISO-certifieringen innebär bland annat årliga kontrollbesök som säkerställer att vi följer metoden, och här är TimeLog CRM alldeles fantastiskt, och samtidigt bygger det på mycket av den metodik som fanns i våra tidigare system.”

Samspelet mellan TimeLog Project och TimeLog CRM hjälper ytterligare till med att bevara överblicken i Netplan, där de två systemen tillsammans ger en snabb och samlad överblick av hela företagets aktivitet.

”Vi överväger just nu om vi ska börja använda modulen TimeLog Skills för hantering av medarbetarnas CV och för intern resursstyrning, bland annat så att vi kan se hur snabbt och effektivt vi kan arbeta när även den typen av information kan kopplas till projektstyrningen”, säger Torben Rune.

Enkel och smärtfri implementering

”TimeLog Project är i dag ryggraden i hela vår drift av företaget. Det är livsviktigt för vårt företag att systemet fungerar. Vi var därför också mycket noggranna och mycket försiktiga under omställningsprocessen, när vi skulle byta system. Men det hela gick mycket enkelt”, berättar Torben Rune.

Netplan valde att avsätta hela två dagar för att utbilda sina medarbetare i hur det nya systemet används. De valde även att köra både det gamla och nya systemet parallellt under den första månaden, för att underlätta omställningsprocessen.

”Implementeringen gick smärtfritt och över all förväntan. Övningen med parallelldrift var riktigt bra och gjorde att vi gick igenom systemet ordentligt. Genom att skriva in all information i bägge systemen lärde medarbetarna sig själva och varandra det nya systemet – och det gick enkelt eftersom de båda systemen var relativt lika”, förklarar Torben Rune och avslutar:

”Jag är mycket imponerad över den komplexa informationsstruktur som samlar tiotusentals bitar med information, som behöver sammanställas, för att leverera de resultat som vi ser i rapporter och översikter – och systemet fungerar oklanderligt. Alla projekt registreras exakt.”