”Projekten i tid” med TimeLog Project

Novozymes Assay & Technology Development-avdelning fick överblick över projekten och insyn i organisationen med TimeLog Project och TimeLog Extranet.

Novozymes’ Assay & Technology Development avdelning fick bättre överblick över sin projektstyrning samt bättre insyn i organisationen med TimeLog Project och TimeLog Extranet.

Novozymes har dessutom valt att köpa tillägget TimeLog Extranet, som gör att möjligt för företagets olika avdelningar att dela information med varandra samt med sina externa partners.

”Sedan vi valde TimeLog som leverantör har vår avdelning fått en bättre överblick över projekten och bättre ledningsverktyg.”

Dessutom har Assay & Technology Development-avdelningens kunder nu möjlighet att med hjälp av TimeLog Extranet fortlöpande följa med i projekten.

Från Excel till TimeLog Project

”Innan TimeLog introducerades använde våra medarbetare på avdelningen Excel för att registrera och hantera projekten”, säger Henning Nielsen, Assay & Technology Development Director i Novozymes.

I takt med att antalet medarbetare på avdelningen ökade blev den här metoden dock för svår att underhålla och administrera. Excel-metoden krävde till slut för mycket resurser i förhållandet till vad den gav. Metoden gav inte heller den nödvändiga överblicken över avdelningens projekt.

”Därför beslutade jag mig för att hitta en lösning som levde upp till vårt motto – färdiga projekt på avtalad tid.”

I inledningsfasen tittade företaget även på större system, bland annat Microsoft® Project, men som Henning Nielsen påpekar:

”Vi övergav snabbt tanken på Microsoft® på grund av dess komplexitet samt de många extra kostnaderna i form av bland annat utbildnings- och konsulttimmar, som skulle behövdes för den typen av lösning.”

Istället valde Henning Nielsen att titta närmre på lösningar som kunde täcka avdelningens många behov.

”Vi behövde ett stabilt projektstyrnings-och tidrapporteringsverktyg som var lätt att implementera. Det skulle också ha en flexibel prismodell samt en intuitiv uppbyggnad, som gör det enkelt för användaren att lära sig systemet.”

Företaget efterfrågade framför allt ett flexibelt avtal, utan långa bindningstider. Valet föll snabbt på TimeLog Project, som erbjöd just en sådan flexibel lösning, som täckte avdelningens många behov.

En snabb och smärtfri implementering av systemet

I april 2007 valde Novozymes att implementera TimeLog Project. Som utgångspunkt installerades TimeLog-lösningen till 14 användare. Systemet har sedan växt i takt med att antalet användare ökat. Nu används systemet av fler än 40 medarbetare – till allt från rapportering av laboratoriepersonalens arbetstimmar, till projektledarnas överordnade ledning av projekt.

Implementeringsprocessen gick smärtfritt och var snabbt överstökad:

”Själva implementeringsprocessen, inklusive utbildning av användarna, tog mindre än en månad. Det medförde att våra medarbetare snabbt kunde komma i gång med att använda systemet och att de snabbt tog det till sig”, nämner Henning Nielsen.

TimeLog Project och TimeLog Extranet ger en bättre inblick

Resultatet av implementeringen visade sig snabbt:

”Det finns en mycket bättre planering och insyn i vår avdelnings projekt nu än tidigare.”

TimeLogs Extranet har också fått ett positivt mottagande. Systemet används i huvudsak av avdelningens kunder för att följa med i projekten:

”Det har gett ledningen för Assay & Technology Development ett verktyg för att löpande följa med projekten. Det har även gett en god inblick i statusen på avdelningens olika projekt.”

Dessutom används TimeLog Projects rapporteringsmöjligheter flitigt. Framför allt rapporteringsfunktionen för arbetsbelastning, som ger projektledaren möjlighet att få en överblick över de enskilda projektmedarbetarnas kapacitet nu och i framtiden, används ofta i samband med avdelningens återkommande statusrapportering.

Som Henning själv beskriver det har TimeLogs lösning på alla möjliga sätt visat sig var en riktigt god investering:

”Det är svaret på mina böner.”