Vägen till en lönsam överblick

Med TimeLog Projects tidrapportering får PB Marketing en god överblick, sparar tid och får därmed en snabbare reaktionsförmåga vad det gäller nya kunder.

Många företag administrerar sina interna resurser och processer med hjälp av kalkylprogram de första åren. Ofta växer företagen dock med tiden ur kalkylprogrammet, och det som tidigare gav överblick blir ett oöverskådligt och tidskrävande arbete. Då är det dags att hitta en ny lösning.

Utmaningarna växte

Så var också fallet för danska PB Marketing, som med sina 15 medarbetare dagligen kämpade med en omfattande tidrapportering med Microsoft® Excel. Verkställande direktör Peter Bjarnarson förklarar:

”Vi blev fler och fler som använde mer och mer tid på att tidrapportera. Till sist blev det så oöverskådligt att vi inte kunde göra de beräkningar som vi ville. Till exempel behövde vi kunna se om ett projekt var lönsamt eller ej. Det blev helt enkelt för tungrott till slut.”

Priset ett kriterium

Det gick knappt ett år från det att Peter Bjarnarson började leta efter ett alternativ, tills han valde TimeLog Project som lösning. Där emellan övervägde han olika alternativ, bland annat ERP-systemet Maconomy, som dock visade sig vara för dyrt.

Priset var således ett avgörande kriterium, men även möjligheten att få slippa en omständlig installation – TimeLog Project är webbaseret – var avgörande för det slutgiltiga valet.

”Vår önskan var att spara tid och få en överblick över verksamheten – och det fick vi. TimeLog är en genomtänkt produkt som har fått med många aspekter och som uppfyllde våra krav.”

Överblick över faktureringsgraden skapade värde

Genom att TimeLog Project implementerades förändrades arbetssituationen i PB Marketing:

”I dag har vi en bättre överblick dels över våra projekt och dels över medarbetarnas tid. Det innebär bland annat att vi kan agera lite snabbare när vi ska lägga anbud – eftersom vi har tillgång till tidigare beräkningar för liknande projekt och därmed snabbare kan arbeta fram ett anbud. Rent visuellt får vi också mycket snabbt en överblick över om projekten går som beräknat eller inte. Det är avgörande för vår fakturering ”, förklarar Peter Bjarnarson och fortsätter:

”Vi är ett mycket projektorienterat företag, så det är viktigt för oss att vi löpande kan fakturera och se om det är balans i projekten – alltså om de blir avslutade och faktureras. Varje månad tittar vi också på faktureringsöversikten – som vi får fram med hjälp av TimeLog Project.”

Och på frågan om PB Marketing sett några konkreta resultat blir genast svaret:

”Ja, vi får ju snabbare en klar bild av faktureringsgraden. Det ger oss möjlighet att reagera snabbare och i värsta fall stoppa projekt som inte är lönsamma.”

Ett snabbare arbetsflöde

Förutom TimeLog Project har PB Marketing valt att bygga ut med TimeLog CRM (Customer Relationship Management), som gör det möjligt för säljarena att samla in all kunddata på ett och samma ställe och att snabbt föra vidare upplysningarna till projekten:

”När vi har genomfört en försäljning går det snabbt att föra över data till ett projekt. Det ger oss ett bättre arbetsflöde, och vi slipper riskera att skriva in samma sak två gånger. Därmed har vi fått en bra överblick och en lösning som innebär mindre inmatningsarbete, vilket innebär tidsbesparing och snabbare reaktionsförmåga. Sammantaget har TimeLog Project och TimeLog CRM inneburit tidsbesparing och gett oss en ökad överblick av vårt företag.”