Fakturera mer och enklare

Få stora fördelar genom att koppla samman tidrapportering och projektstyrning med fakturering.

Tid, projekt och fakturering

I TimeLog Project kopplas tidrapporteringen samman med projekt och fakturering. Det innebär att när ett projekt har upprättats och medarbetarna har rapporterat tid, utlägg och resor – går det att automatiskt göra fakturor som baseras på den rapporterade tidsförbrukningen och projektets budget.

Det har många fördelar eftersom:

• Det blir mycket enklare att upprätta fakturor för utfört arbete och själva faktureringsprocessen går ofta mycket fortare än när företaget inte använde TimeLog Project.
• Projektledaren har möjlighet att upprätta eller attestera fakturor.
• Dokumentationen till kunden blir mycket bättre än tidigare – och den kan anpassas till den detaljnivå som varje enskild kund önskar.
• Ledningen kan följa hela faktureringsprocessen.
• Rapporter visar självkostnad samt förväntat och realiserat värde utifrån de dimensioner som systemet stöder.

Därmed får företaget en större överblick över faktureringen och ekonomin – men det innebär också att faktureringen blir mer exakt.

Samtidigt gör den exakta dokumentationen att en hel del meningsskiljaktigheter med kunden kan undvikas, och att företaget står starkt vid eventuella tvister.

Faktureringsprocessen

Ett typiskt faktureringsförlopp i TimeLog Project innebär att:

1. Projektledaren upprättar ett projekt.
2. Medarbetarna rapporterar sin tid.
3. Projektledaren väljer ut vilka faser, rapporterade tider, utlägg och resor som ska faktureras och för över dem till en faktura.
4. Ekonomiavdelningen avslutar och bokför fakturan och för över beloppet till ekonomisystemet.
5. Ekonomiavdelningen skriver ut fakturan från TimeLog Project – och skickar den till kunden antingen som en slutfaktura eller som en fakturabilaga.
6. Ekonomiavdelningen och ledningen kan följa faktureringsgraden, täckningsbidraget och medarbetareffektiviteten i TimeLog Project.

Den här processen kan anpassas specifikt för varje enskilt företag.

En annan arbetsprocess som ofta används är att ekonomiavdelningen upprättar fakturor – och därefter skickar en pdf-fil med fakturor till projektledarna.

En tredje variant är att endast avslutade och godkända veckorapporter faktureras – och om chefen har attesterat dem är allt klart för fakturering.

Ett tydligt fakturaunderlag

En av de stora fördelarna med att använda TimeLog Project för fakturering är att de enskilda linjerna på fakturorna automatisk genereras utifrån rapporterade timmar, utlägg och resor.

När användaren vill upprätta en ny faktura till kunden väljs en period och därefter visas alla poster som den aktuella kunden kan faktureras för. Därmed sparar ekonomiavdelningen mycket tid jämfört med mer manuella processer – och betydligt fler poster kan faktureras.

Därutöver kan kommentarer som medarbetarna skriver till under sin rapporterade tid, sina utlägg eller resor tas med på fakturan om kunden så önskar.

Ändra värdena på enskilda poster

När en faktura upprättas hämtas det som rapporterats. Projektledaren eller kamreren lägger till det som rapporterats som poster. Texten, antalet timmar, timpriset eller utlägget/resans pris kan ändras innan fakturan bokförs.

Det går att göra ändringar i fakturaunderlaget utan att det ändrar värdena i det som ursprungligen rapporterats.

Varje gång en timme, ett utlägg eller en resa faktureras i TimeLog Project sparas tre nyckeltal:

• Självkostnad (SEK) – omkostnader
• Registrerat (SEK) – det förväntade värdet
• Fakturerat (SEK) – det realiserade värdet

Utifrån detta kan TimeLog Project analysera en rad nyckeltal som till exempel täckningsbidrag, effektivitet eller omkostnadsnivåer i förhållande till konsulter, kunder, projekt eller insatsområden.

Det går att få rapporter från alla dimensioner i systemet (projekttyp, kund, medarbetare, projekt och så vidare) och att hämta data med utgångspunkt från de här tre nyckeltalen.