TimeLog Nyheter

Besök TimeLog på Projektverktygsdagen i Stockholm

Sascha Skydsgaard — Thu, 26 Apr 2012 00:00:00 GMT

Är du intresserad av projektledning, då är projektverktygsdagen ett perfekt tillfälle att bli uppdaterad om den senaste utvecklingen inom projektledning.

På mässan samlas de ledande leverantörerna av projektledning för att utbyta erfarenheter och diskutera framtida möjligheter inom projektledning. Under dagen kommer flera intressanta gästtalare att hålla föredrag. Dessutom kan gästerna besöka TimeLog och de många andra utställarna.

Läs mer om dagens program på projektverktygsdagens hemsida.

Vi kommer delta på mässan och ser fram emot många intressanta samtal. Vi kommer också att presentera TimeLogs lösning inom området för alla gästerna.

Mässan äger rum den 29 maj på München-bryggeriet i Stockholm. Är du intresserad av att delta i denna dag, kan du registrera dig här.

Vi hoppas att se Er på plats!

Resurshantering är svårt

Søren Lund — Tue, 27 Mar 2012 00:00:00 GMT

Vi har varit i branschen i över 10 år och kan tydligt se att det som skapar stor frustration bland de företag vi är i kontakt med är resurshantering. Utan rätt verktyg ger många upp resurshantering eftersom den är alltför tidskrävande och svårt att hantera – och det är verkligen synd. Men varför är det så svårt att hantera resurserna?

Det är viktigt för alla organisationer att få ut optimalt från resurserna för att kunna uppnå de strategiska målen för organisationen, att maximera vinsterna på konsulterna och att uppnå övergripande budgetar. Men resurshantering är svårt för många företag eftersom många faktorer spelar in.

Resurshantering är en extremt dynamisk och tidskrävande uppgift. Det största problemet är de många frihetsgrader som varje resurs har idag och de många beroendeförhållanden som finns i projekten. Dessutom är det få företag i storleksordningen 1-50 anställda som har en bestämd resurschef som har det övergripande ansvaret för resurshanteringen. Och när det är upp till de olika projektledarna att få det hela att hänga ihop krävs det både fokusering och planering för att få det att hänga ihop i organisationen.

Utifrån vår erfarenhet har vi definierat följande påverkande faktorer när det gäller resurshantering:

Kunden

Ger inte rätt information i tid
Är inte tillgänglig när det behövs
Ändrar deadline på grund av kundens kunder

Projektledaren

Uppdragen ska lösas i en bestämd ordning av specifika resurser

De nödvändiga kompetenserna

De nödvändiga kompetenserna är uppbundna till andra uppdrag

Resursernas produktivitet

Använder mer tid än planerat
Prioriterar själva uppdragen efter vad de tycker är viktigt
Meddelar inte förseningar i tid

Om endast ett av ovanstående scenarier uppstår i ett projekt kan en hel tidsplanering förskjutas och därmed också resurshanteringen för framtida projekt.

Resurshantering är ett brett begrepp som vi därför har valt att dela in i tre huvudtyper som var för sig tillämpas inom bestämda branscher och vid olika tidpunkter i planeringsprocessen.

1. Matematisk bokning

Också kallad soft booking, och som stöds i TimeLog Project.

Här väljer man vilka personer som ska arbeta med de olika uppdragen i en given period med ett bestämt antal timmar. Det ger en procentuell belastning där man kan se hur inbokad en resurs är under en viss period på en mer överordnad nivå och på flera projekt samtidigt utan att behöva ange när specifika uppdrag exakt ska vara klara, t.ex. måndag kl. 14.00–16.00.

Denna metod är bra om man vill ha en överblick över resurserna på en mer överordnad nivå. Den är typiskt för företag med större projekt (längre än 14 dagar) och behovet av planering är minst en månad framåt. Vi stöter ofta på denna form av resurshantering hos projektorganisationer och offentliga organisationer.

2. Kalenderbokning

Också känd som hard booking, och som delvis stöds i TimeLog Project.

Här bokar man inte på överordnad nivå utan precis på dagen när personen ska arbeta på ett uppdrag.

Man ser det ofta vid mindre kundprojekt under 14 dagar, och när företaget gör korttidsplanering då de bara ser 0-2 månader framåt i tiden. Vi ser det ofta i verkstäder, IT-tjänsteföretag, produkföretag (som TimeLog) och hos implementerings- och utbildningskonsulter.

3. Mikrobokning

Stöds inte i TimeLog Project.

Den här metoden används när man anger specifika tidpunkter för att utföra arbetet. T.ex. kl. 10.00 – 12.00 på onsdag och 13.30 – 15.00 på fredag, och den hänger mycket ihop med användningen av Outlook. Den finns i verksamheter med detaljerad planering dag för dag, och som

TimeLog expanderar till Sverige

Sascha Skydsgaard — Tue, 27 Mar 2012 00:00:00 GMT

Eftersom efterfrågan stigit på den svenska marknaden slår nu TimeLog upp en avdelning i Sverige.

Med önskan om att komma närmare våra existerande -och framtida kunder slår vi nu upp ett kontor i Stockholm. Den svenska marknaden har en stor växtpotiential och det skall den nya avdelningen vara med om att utforska. Kontoret öppnar den 16. April 2012 och kommer till att börja med sitta i samma lokaler som E-conomic Sverige.

Öppnandet av den nya svenska avdelningen är ett led i den strategi, som i de kommande tre åren skall stärka TimeLogs position i den Europeiska eliten för webbaserade styrningsverktyg.

Att välja att inte välja

Martin Kjær — Tue, 27 Mar 2012 00:00:00 GMT

På TimeLog tar vi emot många förfrågningar om verktyg för projekthantering och tidrapportering. Det innebär också att vi tar vår roll som konsulter på allvar, och det visar sig att vi ibland måste hänvisa till några av våra kollegor på marknaden.

Det låter enkelt att välja ett system för tidrapportering, men om du är helt ny inom området är det kanske inte så lätt. Ska du använda projekthantering? Saknas ett tids- och ärendesystem? En stödmodul, ett annat CRM-system eller något helt annat som ska sökas efter? Se ev. tidigare blogginlägg som kan bidra till att identifiera många av de frågor som uppstår:

Inspiration till kravspecifikationen

Hur förbereder man bäst inköp av en affärsprogramvara?

Det kan vara svårt att överblicka marknaden och konsekvenserna av de val man gör när man som köpare av ett nytt system överväger vad man behöver i verksamheten. När man har funnit de rätta systemen börjar arbetet med att utvärdera de verktyg som har påträffats, och i den processen känner en del att de går för fort fram.

När de intresserade verksamheterna drar sig tillbaka från processen handlar det oftast om att de känner sig osäkra inför att sätta sig in i ett för dem helt nytt område – och det är fullt förståeligt. Det kan bokstavligt talat handla om ett byte från papper och penna till ordbehandling.

Dilemmat är: Kan vi som företag ta den kulturella förändring det innebär att börja fokusera mer på projekthantering och tidrapportering. Kan vi förvänta oss att våra medarbetare ska tidrapportera på ett nytt sätt?

Svaret är egentligen ganska enkelt: Om du har valt rätt verktyg så hjälper du inte bara företaget utan också medarbetarna i deras dagliga arbete.

Man glömmer också lätt bort att det fanns en orsak till att man valde att se över tidrapporteringen och projekthanteringen: Att få bättre grepp om tiden. Att få överblick över projekten. Att underlätta faktureringsprocesserna. Att kunna debitera mer eftersom tidrapporterna blir exaktare. När man väljer att inte välja något, blir valet i stället status quo. Att välja bort just på grund av de anledningar som ekonomiskt och praktiskt medförde att processen runt tidrapportering och projekthantering sattes igång.

Vår erfarenhet är att först när man har hittat det rätta verktyget kommer användarna också stödja detta, förutsatt att man har klargjort vilka fördelarna förväntas bli. När man väljer TimeLog som leverantör erbjuder vi alltid att hjälpa till med att införa TimeLog Project till våra kunder i ett tempo som passar dem.

Oavsett om valet faller på TimeLog eller inte bör man komma ihåg att det finns en anledning till att tidrapportering och projekthantering har hamnat på agendan: Tid kostar pengar och ju bättre du hanterar tiden desto bättre kan du utnyttja den.

Tid är pengar – även intern tid!

Sascha Skydsgaard — Fri, 16 Mar 2012 00:00:00 GMT

Det finns ofta en missuppfattning angående tidrapportering, att det bara är företag som ska fakturera sina timmar. Naturligtvis är det en nödvändighet för dessa företag eftersom tidrapporteringen är deras levebröd. Men många andra verksamheter och avdelningar skulle kunna ha stor nytta av att se vad deras tid används till för att kunna göra strategiska beslut om vad deras resurser ska användas till. Genom att ha en kostnad förknippad med de anställda får man en exakt översikt över vad de interna projekten kostar.

Man får ofta en tankeställare när man ser hur många kronor och ören det kostar att göra ett litet internt projekt eller att t.ex. hålla interna möten. Genom att tidrapportera intern tid kan man i framtiden ta välövervägda beslut om vilka projekt man ska investera i, om man känner till omkostnaderna från tidigare eller liknande projekt.

Jag är övertygad om att ifall man ser tidrapportering som ett sätt att leda verksamheten i rätt riktning och prioritera resurser och projekt så kommer många verksamheter att uppleva en enorm ökning av produktiviteten och samtidigt ha en transparent organisation som gör att det finns ett genuint dataunderlag för att fatta de rätta besluten.

Tidrapportering är inte övervakning

En sak är säker, vi måste släppa tanken på att tidrapportering är övervakning av medarbetare och att den går ut över deras personliga frihet. Det är varje företags rätt att se hur mycket tid som läggs på olika uppgifter inom organisationen för att ha en god grund när stora strategiska beslut ska fattas på företaget, se var det saknas resurser för att kunna nyanställa, se om vissa medarbetare är överbelastade och behöver hjälp, etc. Det hör till ovanligheterna att våra kunder använder tidrapporteringen för att dagligen direkt övervaka en enskild medarbetare – i stället ser de på helhetsbilden.

På TimeLog tar vi naturligtvis vår egen medicin mycket allvarligt och tidrapporterar all vår interna tid. Genom att göra detta i t.ex. säljavdelningen har vi bl.a. fått en överblick över hur mycket tid som läggs på newbizz ift. kundservice, hur mycket tid vi lägger på avtal och erbjudanden, som vi nu har optimerat eftersom vi svart på vitt har kunnat se att det kostade oss för mycket tid (och pengar) att hantera denna administrativa process. Den tiden vill vi hellre använda på att t.ex. boka och hålla möten. Det kommer så småningom att ge mer försäljning vilket är den viktigaste uppgiften för säljavdelningen. Och jag skulle kunna fortsätta. Det betyder att vi löpande håller ett öga på vår tidförbrukning på de enskilda uppdragen och utvärderar om det finns behov för processoptimering, så vi kan använda våra resurser bättre.

Jag ser att många av våra kunder efter ca 6 månaders tidrapportering blir chockade över att deras verklighetsuppfattning är långt ifrån den reella verkligheten.

Så frågan är om du vågar utmana din verklighetsuppfattning och vidta åtgärder därefter?

Ny release: TimeLog Project 5.5

Christoffer Lanstorp — Tue, 13 Mar 2012 00:00:00 GMT

Integration med e-conomic, differentierade momssatser och bättre användarvänlighet

Den här versionen innehåller flera smärre förbättringar samt en standardintegration till det webbaserade ekonomisystemet e-conomic.

Alla nyheter gäller för TimeLog Business og Enterprise.

e-conomic integration

Om man använder bokföringsprogrammet e-conomic, kan man nu integrera detta med TimeLog Project.

Följande delintegrationer finns med i TimeLog Project 5.5:

Automatisk överföring av kunder från TimeLog Project till e-conomic
Automatisk överföring av kontaktpersoner från TimeLog Project till e-conomic
Automatisk överföring av medarbetare från TimeLog Project till e-conomic
Automatisk uppdatering av kund- och kontaktpersonupplysningar i e-conomic
Synkronisering av artikelnummer mellan TimeLog Project och e-conomic
Automatisk överföring av fakturor från TimeLog Project till e-conomic
Avstämning av fakturor mellan de två systemen

Vi har skapat en utförlig guide för att genomföra denna integrering Dokumentet bygger på olika scenarier beroende på om man har e-conomic sedan tidigare eller vill köpa e-conomic för att få en full integration mellan TimeLog Project och ett webbaserat ekonomisystem.

Integrationen aktiveras i den nya menyn Systemadministrationen › Integration och API › Standardintegrationer. Här finns Installationssidan för alla TimeLogs standardintegrationer.

Installationshandbok: Komma igång med e-conomic-integrationen

Video: TimeLog Project introduktion til e-conomic

Hantering av artikelnummer

Om man inte har e-conomic som ekonomisystem så har vi gjort det möjligt att skapa artikelnummer manuellt, som kan knytas till de olika timpriserna som har skapats i TimeLog Project. Därmed har grunden för import av fakturor till andra ekonomisystem förbättrats eftersom exporten från TimeLog Project tar med dessa artikelnummer.

Följande rapporter tar med artikelnummer vid export:

Projektadministrationen › Fakturor › Sök efter faktura
Ledningsrapporter › Datautdrag › Datautdrag: Fakturarader

Det är valfritt om man vill använda artikelnummer. De kan aktiveras under systemadministration › Ekonomi/Fakturering › Artikelnummer..

Om man har e-conomic-integrationen påslagen så hämtas dessa artikelnummer automatiskt från e-conomic. Läs guiden ovan som också ger en allmän beskrivning av användning av artikelnummer, oavsett om de överförs från e-conomic eller man skapar dem manuellt.

Tack vare kraftig tillväxt expanderar TimeLog igen

Sascha Skydsgaard — Mon, 12 Mar 2012 00:00:00 GMT

TimeLog upplever en stigande efterfrågan från små och mellanstora företag som har upplevt fördelarna med TimeLogs många optimeringsfunktioner. Den ökade efterfrågan har lett till hög sysselsättning, och TimeLog har på grund av denna positiva utveckling precis anställt fyra nya medarbetare.

Pernille Gaustad Gaustad är anställd som implementeringskonsult inom Services. Från början är Pernille utbildat inom marknadsföring men har flera års erfarenhet av implementering av IT-system. Senast arbetade Pernille inom ett danskt IT-företag där hon utvecklade en utbildningsavdelning.

Søren Øxenhave är anställd inom Utveckling, och ansvarar för integration av TimeLog och vidareutveckling av TimeLogs API. Søren är utbildad civilingenjör inom telekommunikation. Tidigare var han anställd på Videnhuset som lösningsarkitekt där han arbetade med TimeLog, och han har därför stiftat bekantskap med systemet.

Jesper Sebbelin är anställd som säljare. Jesper har tidigare arbetat inom försäljning och marknadsföring av ERP- och SaaS-programvara, och har en gedigen kommersiell erfarenhet både hemifrån och från utlandet, bland annat 3 år i Kina Jesper har dessutom erfarenhet av att vara chef och är FICS (Fellow Member by Examination of ICS, London).

Anne Kathrine Voldsgaard är anställd som sälj- och marknadsföringsassistent. Parallellt med jobbet studerar Anne Kathrine TimeLog näringsverksamhet och verksamhetskommunikation på Köpenhamns handelshögskola.

Vi välkomnar alla till teamet!

Vill ditt företag få en överblick?

Sascha Skydsgaard — Tue, 06 Mar 2012 00:00:00 GMT

TimeLog bjuder in till icke-bindande webbseminarier om TimeLog Project och dess många tids- och resurssparande funktioner.

Under våren håller TimeLog olika webbseminarier för våra kunder och andra intresserade företag. Syftet med webbseminarierna är att ge en god inblick i TimeLog Projects många funktioner och de senaste nya funktionerna.

Webbseminarierna är utspridda över en period från mars till juni. Det finns därför möjlighet att delta i flera av de intressanta webbseminarierna. I programmet kan du läsa mer om de olika ämnena samt utbytet du och ditt företag får genom att delta i Timelogs webbseminarier.

Se hela programmet och anmäl dig här.

Vi ser fram emot att möta er på webbseminarierna!

Många fördelar med vitböcker

Sascha Skydsgaard — Fri, 02 Mar 2012 00:00:00 GMT

Vad gör man när man på ett tydligt sätt vill förklara komplicerade frågor? Man skriver en vitbok.

En vitbok är ett riktigt bra redskap för företag när de vill förklara komplicerade problem och möjliga lösningar. Det är inte alltid det räcker med en användarhandledning när man vill förstå en process eller ett arbetsflöde på djupet. Medan användarhandledningen är mer en steg-för-steg-handledning, så kan vitboken hjälpa läsaren att sätta det i relation till egna utmaningar.

Om ni utvecklar programvaror eller har andra produkter som ibland kan vara komplicerade, är det lämpligt att skriva en längre handledning till kunderna i form av en vitbok.

Anledningen till att vi startade skriva vitböcker var att våra kunder började efterfråga svar på mer komplicerade frågor än användarhandledning kunde ge svar på. Men utöver att hjälpa våra kunder att få en djupare förståelse av systemet så finns det också andra fördelar med vitböcker.

Vi använder oss nämligen också av vitböcker internt för att utbilda våra medarbetare – speciellt nyanställda – så att de snabbare kommer in i produkten, och därmed blir bättre på att vägleda kunderna. Internt i TimeLog garanteras också utbyte av kunskap eftersom kunskap kring komplicerade utmaningar inte försvinner med en medarbetare. Dessutom är det också ett bra redskap i säljprocessen eftersom den potentiella kunden inte alltid har tid att ordna en massa möten och testa systemen. Här är vitböckerna bra eftersom de täcker en specifik process, och man kan därmed skicka information om precis den funktionalitet som efterfrågats.

Nu behöver det inte bara handla om funktionalitet, utan också om processer. Om du är konsult och kan bidra med bästa praxis inom ett specifikt område så finns det också många som använder vitböcker som en ledande kanal där man kan registrera sig för att få lov att hämta hem dem.

Men vi har valt att låta våra vitböcker vara offentliga för alla. Om du vill se exempel på vitböcker kan du läsa mer här.

Värdering med hjälp av projektmallar

Sascha Skydsgaard — Thu, 01 Mar 2012 00:00:00 GMT

Projektmallar är ett riktigt bra verktyg för att värdera framtida projekt eftersom man kan standardisera upprättandet av projekt och därmed minska felmarginalen.

Man minskar inte bara fel vid upprättandet, man sparar också tid eftersom det går snabbt att skapa nya projekt. Dessutom vänjer sig projektmedarbetarna vid de olika termerna som används i projekten, så de inte ska behöva leta efter rätt fas för tidrapporteringen, eftersom det finns 20 olika beteckningar för samma typ av arbete, när de enskilda projektledarna är kreativa i utformningen av projekt.

När det handlar om att uppskatta en budget för ett nytt projekt för att kunna skicka ett erbjudande till en kund, så är det lämpligt att jämföra projektmallen med de verkliga resultaten på tidigare liknande projekt. Det finns alltså goda förutsättningar att justera budgetar så att de anpassas till de faktiska resultaten (och kom samtidigt ihåg att skriva över den gamla projektmallen). Om projektet har ett fast pris så upptäcker man nämligen i god tid att priset ska justeras så man inte förlorar pengar på projektet. Betalas projektet efter nedlagd arbetstid undviker man i stället överraskningar för kunden (och er själva) i samband med eventuella merkostnader.

I samband med analyser inom olika projekttyper, projektfaser och andra kategorier kan man garantera att den enskilda projektledaren inte ska behöva gissa vilken typ projektet eller fasen ska redovisas som. På så sätt garanteras grunden för rapporteringen mellan projekt.

Om ni inte använder projektmallar i dag, bör ni överväga om det inte är möjligt att definiera några överordnade projektmallar som täcker de olika typerna av projekt som ni genomför. Det kommer att göra vardagen enklare för både projektledare, projektmedarbetare och chefer – men också för kunden som garanteras det mest realistiska anbudet.

I den nya versionen av TimeLog Project – version 5.4 har det blivit ännu lättare att hantera värdering med hjälp av projektmallar.

Läs mer om den nya projektmodulen.

Se en presentation av den nya utgåvan.

Tidrapportering - administrativ börda eller strategiskt verktyg?

Søren Lund — Sun, 12 Feb 2012 00:00:00 GMT

Om jag säger tidrapportering, vad tänker du då? Att det är en administrativ mardröm för både medarbetare och ledning? Att ni uteslutande gör det för kundernas skull? Eller att ni inte orkar använda tiden för att rapportera vad ni använder tiden till?

Då träffar du mitt i prick i den danska folksjälen. Där härskar en intressant dualitet bland danskarna som naturligtvis smittar av sig på vår ledarskapsstil. Å ena sidan uppfattar vi oss som självständiga Europa som klarar av frihet under ansvar. Å andra sidan vill vi vara säkra på att vi får fullt utbyte av våra medarbetare som är bland de högst avlönade i världen. Vi vet att vi måste vara exceptionellt vassa när det gäller interna och externa priser och tjänster på en pressad marknad för att förhindra att kunderna springer rakt i famnen på andra.

Så hur får företag största möjliga utbyte av tidrapportering? Senast har faktatidningen för professionella IT-användare, Prosabladet, gjort en undersökning bland deltagarna i tidningens användarpanel som bekräftade danska medarbetares ljumma förhållande till tidrapportering. Många är frustrerade över kravet på tidrapportering som de upplever är meningslöst, slöseri med tid och i värsta fall kontroll och misstänkliggörande från arbetsgivarens sida.

Dessutom fick jag veta att de över lag klagade på att de inte får veta eller kan lista ut vad ledningen ska använda upplysningarna till. Bingo! Här startar problemet. Ledningen måste klargöra vad tidrapporteringen ska användas till. Om det inte är meningsfullt för ledningen kan det inte heller vara meningsfullt för medarbetarna.

Tidrapporteringsverktyg kan med stor fördel användas strategiskt. Många företag har valt att tidrapportera för att kunna fakturera kunderna. Men enligt min mening ger det ännu större värde om man internt får avsätta rätt mängd tid för t.ex. new bizz och affärsutveckling. Tidrapportering knyter samman flera nivåer i organisationen, skapar överblick över verksamheten och skapar inbördes stöd och påtryckning i projekten.

Och underskatta inte att det också har ett värde för medarbetare att kunna följa sin egen tidsförbrukning i realtid. De blir bättre på att planera och utarbeta budgetar, och kan i samband med MUS-samtal själva skapa sig en överblick över vad de faktiskt använder arbetstiden till. Med utgångspunkt i faktiska data kan både chefer och medarbetare ha en verklig dialog om hur långt resursförbrukningen bör skalas upp inom vissa områden och ner inom andra, om man generellt ska avlastas?

I en verksamhet är produktionsapparaten oftast styrd, kontrollerad och automatiserad. Men i kunskapsföretag består produktionsapparaten av människor. Därför finns all vår affärskunskap dold i den tid medarbetarna använder. När alla förstår varför den affärskunskapen ska registreras och analyseras upphör frustrationen.

Inspiration till kravspecifikationen

Sascha Skydsgaard — Sat, 04 Feb 2012 00:00:00 GMT

Detta är en fortsättning på mitt tidigare blogginlägg ”Hur förbereder man bäst inköp av en affärsprogramvara?” och jag listar många av de frågor man bör ställa sig för att ta reda vilka minimikrav det nya systemet måste uppfylla.

Det finns många andra frågor än de jag har tagit med i listan, bara fantasin sätter gränser. Och jag har naturligtvis fått inspiration med avseende på de processer TimeLog Project stöder.

Förhoppningsvis kan följande inspirera till fler frågor som ni vill ha besvarade. Saknas någon fråga på listan får du gärna delge oss den via kommentarrutan, så vi alla kan lära oss något nytt.

Tidrapportering

Vad vill ni förbättra i förhållande till nuvarande tidrapportering?
Vill ni rapportera all er tid (intern och extern) eller bara projekttid (extern)?
Behöver ni skriva kommentarer till era tidrapporter?
Gör era medarbetare många olika saker under dagens lopp eller arbetar de koncentrerat på ett projekt i flera timmar åt gången?
Ska era medarbetare kunna tidrapportera via mobil?
Använder era medarbetare Outlook och vill ha möjlighet att tidrapportera via Outlook?
Hur hanterar ni flextid?
Har alla tillgång till Internet?
Behöver ni en godkännandeprocess för rapportering av timmar?
Hur vill ni rapportera frånvaro?
Behöver ni hjälp att hantera semestrar?
Vill ni stödja löneberäkningen för ert lönesystem?

Hantering av utlägg

Behöver ni registrera inköp/utlägg?
Behöver ni hjälp att registrera reseräkningar?

Behöver ni registrera deltagaravgifter?
Behöver ni registrera körningar?

Ska dessa faktureras vidare till kunden, och vill ni ha möjlighet att lägga på en vinst?
Har ni behov av ett godkännandeflöde för medarbetarnas utläggsregistreringar?
Behöver ni kunna skilja mellan utlägg på firmakort/fakturor och personliga utlägg?

Projekthantering

Vilka avtalsformer använder ni (förbrukad tid, fast pris, klippkort m.m.)?
Blandar ni någon gång olika avtalsformer i ett och samma projekt?
Har ni olika inköpspriser för olika medarbetare?
Har ni olika timpriser för olika medarbetare?
Har ni kundspecifika timpriser?
Använder ni olika timpriser på samma projekt?
Vid fastprisprojekt – är ni intresserade av att se värdeberäkningen utifrån ett genomsnittligt timpris, eller hur mycket ni skulle kunna ha sålt projektet för utifrån förbrukad tid?
Hur budgeterar ni era projekt i dag?

Budgeterar ni både i timmar och i värde?
Har era medarbetare en personlig budget för sitt arbete?
Budgeterar ni på etappnivå eller bara på övergripande projektnivå?
Kan värdet/tiden på projektbudget och projektkontrakt vara olika?
Budgeterar ni era projekt i olika valutor?

Hur många etappnivåer använder ni i era mest komplexa projekt?
Vill ni fördela specifika resurser till era projekt eller ska alla kunna se alla projekt?
Vill ni kunna beräkna pågående arbete?
Har ni användning för en översikt för att kunna se hur belastade era medarbetare är?
Är det viktigt att känna till upp- och nedgångar i projektfaktureringen?
Vill ni ha ett Gantt-kort på projektnivå?
Arbetar ni med milstolpar i era projekt?
Arbetar ni enligt principen ETC (estimated time to complete)?

Fakturering

Fakturerar ni era kunder per projekt eller allt på en enda faktura?
Har någon av era kunder en fakturaadress som skiljer sig från besöksadressen?
Vill era kunder ha en detaljerad faktura eller en mycket enkel faktura?
F

Nya bra webbläsare gör SaaS ännu bättre

Martin Madsen — Wed, 01 Feb 2012 00:00:00 GMT

Webbläsarna uppgraderas ofta nuförtiden. Både Microsoft och Google har nyligen släppt nya versioner av Internet Explorer och Chrome. Bägge två snabbare än tidigare versioner.

Min favoritwebbläsare, Firefox, släppte i går den slutliga versionen av deras Firefox 4. Firefox 4 är snabbare än föregångaren, Firefox 3.5, även om den inte fungerar riktigt lika snabbt som Chrome. Jag föredrar ändå Firefox eftersom jag tycker den är mer överskådlig, är bättre på att hantera bokmärken m.m. – och så är den en bättre webbläsare för webbutveckling.

En bra nyhet i Firefox 4 för TimeLogs kunder är möjligheten att använda ”Fäst som programflik”. Som du kan se på skärmdumpen nedan har jag satt fast mitt TimeLog Project – eftersom jag använder det flera gånger per dag. Det visas med en liten ikon längst till höger. Smart och överskådligt.

Lär känna TimeLog Project

Jakob Mikkelsen — Wed, 25 Jan 2012 00:00:00 GMT

Under de senaste åren har vi samlat mycket övnings- och hjälpmaterial om TimeLog Project på nätet. Målet är att göra det så enkelt som möjligt för våra användare att lära sig systemet. Om du är nyanställd i ett företag som använder TimeLog Project eller om ni håller på att implementera nya processer så ska det helst finnas något som passar alla.

Här följer en kort översikt över de olika typerna av material.

Webbseminarier på nätet

Anslut dig till ett av våra onlinemöten – webbseminarier. Varje månad har vi webbseminarier som fungerar som allmänna introduktioner till TimeLog Project och webbseminarier som i detalj går igenom de enskilda delarna av TimeLog Project eller de nyaste funktionerna.

Vid ett webbseminarium kan du se presentatörens skärm och ställa frågor under tiden. Webbseminarier är naturligtvis gratis.

Se programmet eller videor från tidigare webbseminarier här.

Meetups

Under 2009 började vi med Meetups. Ett Meetup är ett informellt möte som vanligtvis hålls på ett kontor i någon stad. I Danmark har vi Meetups i Köpenhamn och i Århus. Hit kommer en rad TimeLog-medarbetare från olika avdelningar, och det finns ingen fast agenda. Meetups är bra för mer begreppsmässiga frågor, om du vill prata med någon från utvecklingsavdelningen eller har förslag till TimeLogs fortsatta utveckling.

Anmäl dig till Meetups här.

88 bruksanvisningar

Vi har just nu 88 bruksanvisningar på vår hemsida, och det tillkommer nya hela tiden. Bruksanvisningarna tar upp olika områden i systemet – eller tar de upp allmänna förhållanden. Som allt annat av TimeLogs material finns bruksanvisningarna på danska, engelska, tyska, svenska och norska.

Se bruksanvisningarna här.

Fråga vår support

Om ni har en konkret fråga eller ett problem kan er superanvändare alltid kontakta vår supportavdelning. Här finns vår support redo att besvara din fråga eller lösa ditt problem.

Läs mer här.

Produktnyheter

TimeLog släpper nya versioner och funktioner ett par gånger om året. Kanske har vi redan utvecklat den funktion som du saknar – eller saknar du kanske bara en enkel översikt.

Därför har vi samlat alla produktnyheter på en sida.

Nyhetsbrev och RSS

Vi skickar ut nyhetsbrev ca fyra gånger per år. Nyhetsbreven håller dig uppdaterad med vad som sker med produkten TimeLog Project och företaget TimeLog.

Du kan se tidigare nyhetsbrev och anmäla dig här.

Använder du en RSS-reader. kan du både abonnera på våra nyheter. och på vår blogg., och hålla dig uppdaterad med TimeLog Project.

Workshops

Ska ni införa nya processer eller vill kontrollera om ni behöver TimeLog Project – kontakta en av våra rådgivare och hör efter om en workshop är det som behövs.

Läs mer här.

Blogg och hemsida

Och – så finns naturligtvis vår blogg och hemsida som vi löpande uppdaterar och expanderar. Vi experimenterar löpande med nya medier och format. Nyligen började vi använda twitter. – och på längre sikt gör vi säkert

Vi bygger bara själv...

Sascha Skydsgaard — Thu, 05 Jan 2012 00:00:00 GMT

Detta är ett beslut som vi ibland möter i de företag som söker ett tidrapporteringssystem. Tyvärr har vi själva också tillämpat det från gång till gång, men lyckligtvis har vi blivit klokare med tiden.

Vad är det som får företag att prioritera användningen av interna resurser för att bygga ett internt IT-system i stället för att vara innovativa inom sina kärnkompetenser?

Detta är vad vi oftast får höra som de viktigaste orsakerna:

Vi täcker våra behov – varken mer eller mindre
Vi kan alltid utvidga om våra behov skulle ändras
Det är billigare än att köpa/hyra ett system
Vi har ett specifikt arbetsflöde som vi inte vill anpassa till ett standardsystem
Vi känner en utvecklare/student som kan bygga det till ett lågt pris, och det är bara en engångskostnad

På TimeLog har vi också provat att bygga flera system som kan stödja våra interna behov. Detta har vi lärt av egna erfarenheter samt av de kunder som medger att det var fel att påbörja ett sådant projekt:

Det är en kortsiktig vinst. Ofta har man gjort en enkel kravspecifikation och när systemet tas i bruk upptäcker man att det finns flera behov som inte stöds. Det kräver antingen extra utvecklingstid eller att man kompromissar med funktionaliteten. Ergo, ofta växer ett enkelt projekt sig alltid större än man hade räknat med och slutar med att skrotas när man inser att man behöver mer och något som utvecklas kontinuerligt.
et kostar i inkomster eller innovation. Om man låter en utvecklare arbeta på ett internt projekt bör man beräkna vad det egentligen har kostat företaget att använda personen i detta projekt i stället för i ett fakturerbart projekt. Har det tagit 100 timmar att koda ett enkelt system som bara precis klarar de behov man har, och timtaxan är 1 000 kr, så kunde ett kundprojekt i stället gett 100 000 kr. Då blir det plötsligt ett dyrt system. Naturligtvis finns det lugna perioder när det kanske inte är fullbokat med kundprojekt. Men visst är det tänkbart att det i stället gav mycket högre värde på lång sikt att vara innovativ inom företagets kärnkompetenser istället för att sätta igång ett sidoprojekt.
Man känner inte till bästa praxis inom affärsområdet. Om en leverantör har tillbringat 10 år på att utveckla ett standardsystem, så finns det också mycket erfarenhet från både goda och dåliga lösningar/implementeringar. Dessutom har de också utvecklat på djupet och stöder behov som man kanske inte trodde man hade från början.
Man kan inte växa med lösningen. Ett företag är en organisk enhet som utvecklas med tiden. Det gör inte ett internt utvecklat system. Har man ett system från en leverantör som fortfarande utvecklar produkten får man också glädje av alla nya möjligheter som ens företag kan utnyttja.
Underhåll är en pina. Alla som utvecklar programvaror vet att det kommer att uppstå fel vid en eller annan tidpunkt. Det innebär att personen som har byggt systemet måste använda extra tid för att löpande underhålla det. Det blir därmed inte längre en engångsutgift. Och om den här personen slutar måste en annan sätta sig in i arbetet – och det tar tid.

På TimeLog har vi beslutat att om det finns ett standardsystem på marknaden som mer eller mindre klarar alla våra behov, så köper vi hellre en lösning än kastar oss över det som ett litet sommarprojekt. Vi har fått våra törnar med tiden. Och med facit i hand har vi kunnat räkna på hur många timmar våra "små" projekt har tagit. När vi sedan räknar på vad vi annars kunde ha utvecklat inom vår kärnkompetens så är det inte så många succéhistorier. Vi använder därför hellre våra krafter på att utveckla inom vår kärnkompetens som ökar värdet på vår produkt än att sätta oss in i ett nytt affärsområde och påbörja ett projekt som aldrig blir en 100-procentig framgång.

Så frå

God jul!

Søren Lund — Thu, 22 Dec 2011 00:00:00 GMT

Tack för ett spännande år då TimeLog passerade en viktig milstolpe – vårt 10-årsjubileum. TimeLog har genomgått en fantastisk utveckling sedan starten och ser med nyfikenhet fram emot nästa jubileum.

Under 2011 släppte vi en ny och efterlängtad projektetmodul, införde förbättringar inom resurshantering och integrerade de första kunderna med e-conomic. Dessutom har vi kunnat hälsa en handfull nya medarbetare välkomna.

Under året har det också på allvar visats interesse för en dialog kring den framtida utvecklingen av TimeLog Project. Fler och fler deltar i de webbseminarier, seminarier och meetups TimeLog arrangerar. Härifrån får vi värdefull feedback, och därför arbetar vi för att ge alla användare en möjlighet att göra sig hörda.

Trots den mycket omtalade skuldkrisen inom EU kan vi konstatera att TimeLogs kundkrets har ökat med mer än 6 % under 2011, mätt i antal användare, medan vi själva har vuxit med över 20 %.

Vi önskar er alla en god jul och ett gott nytt år!

Här kan vi avslöja några av nyheterna för 2012

Integration med e-conomic – nu i betaversion och släpps i januari 2012

Spara tid på fakturering och undvik dubbel bokföring med den kostnadsfria standardintegrationen mellan TimeLog Project och bokföringsprogrammet e-conomic.

Läs mera om integration med e-conomic

Nya funktioner på väg

Vi har börjat arbeta på godkännande av tidrapporter i flera steg, med start- och slutdatum för allokeringar, projektnotifikationer och stöd av kunddialog angående supportärenden i TimeLog Extranet. Senare fortsätter vi med bättre valutahantering, fler funktioner för resurshantering och ett fortsatt fokus på integration och API.

Håll dig uppdaterad med våra nya produkter

Ny design för TimeLog Project

Nästa stora projekt blir en ny design för TimeLog Project. Det innebär bland annat ny navigation och användarhantering. Nya användare ska lättare kunna komma i gång och erfarna användare ska kunna öka sin effektivitet.

Webbseminarier, seminarer och meetups

TimeLogs events är en stor succé, och vi håller redan på att förbättra programmet för nästa år.

Håll dig uppdaterad med våra events

Time Driven Activity Based Costing (TDABC)

Søren Lund — Sun, 27 Nov 2011 00:00:00 GMT

Basico Consulting A/S, en flerårig TimeLog-kund, har skrivit en sammanfattning av en ny bok om Time Driven Activity Based Costing. De skriver:

"Robert S. Kaplan och Steven R. Anderson har skrivit en intressant bok som vi har sammanfattat på danska så du inte behöver ägna mer än 10 minuter för att få en överblick och tillgodogöra dig det allra viktigaste. Vi har gjort det enkelt för dig som är intresserad av att veta mer om ABC och Kaplans/Andersons sätt att använda tid som den primära kostnadsdrivaren. Boken på 266 sidor är en bra inspirationskälla - på vår hemsida kan du läsa varför."

Läs mer här.her.

Codecamp - bygg med TimeLogs API

Sascha Skydsgaard — Wed, 16 Nov 2011 00:00:00 GMT

Kod Camp har utfärdat en tävling som går ut på att göra en innovativ app baserad på antingen TimeLogs eller madopskrifter.nu:s API eller genom att använda Azure.

Läs mer om tävlingen här

Nyhet - MeetUp 23 november i Århus

Sascha Skydsgaard — Thu, 10 Nov 2011 00:00:00 GMT

Kom och hör en kort presentation om integrationen mellan TimeLog Project och e-conomic och resurshantering. Du kan också lämna kommentarer och åsikter.

Därefter är ordet fritt och vi diskuterar i mindre grupper angående användning av TimeLog Project. Du får gärna ta med dig frågor, ämnen, upplevelser och utmaningar – eller kan du skicka dem till oss i förväg.

Även om det är en professionell infallsvinkel försöker vi skapa en informell och trevlig atmosfär.

Vi ser fram emot att träffa er!

Läs mer om anmälan och plats

Bilder och presentationer från seminariet i Köpenhamn

Sascha Skydsgaard — Thu, 10 Nov 2011 00:00:00 GMT

Kunde du inte delta i vårt seminarium om resurshantering och integration med e-conomic har du nu möjlighet att se bilder och presentationer från dagen.

Se bilder och presentationer

Blogginlägg: Resurshantering är svårt

Webbseminarium om resurshantering på video

Läs mera om e-conomic-integration

Kortkommandon nu också i Google Chrome

Sascha Skydsgaard — Thu, 10 Nov 2011 00:00:00 GMT

TimeLog Projects genvägar med funktionstangenterna kan nu också användas i Google Chromes webbläsare.

Därmed kan vi påstå att vi stöder Chrome, Firefox och Internet Explorer fullt ut. Den sistnämnda från version 8 och uppåt. Vi rekommenderar alltid att man uppdaterar sin webbläsare till den senaste versionen om den inte gör det automatiskt.

Följande genvägar finns:

F1 – Hjälpsektionen på TimeLogs hemsida
F2 – Snabb sökning från alla gränssnitt
F3 – TimeLog CRM (eller "Kunder och kontaktpersoner")
F4 – TimeLog Help Desk
F5 – Uppdaterar sidan
F6 – Sök projekt
F7 – Huvudmeny
F8 – Projektadministration
F9 – Projektadministration
F10 – Systemadministration
F11 – Detaljerad tidrapport
F12 – Veckorapport

Se också användarhandboken för mer information

Integration med e-conomic

Christoffer Lanstorp — Thu, 03 Nov 2011 00:00:00 GMT

Spara tid på fakturering och undvik dubbel bokföring med den kostnadsfria standardintegrationen mellan TimeLog Project och bokföringsprogrammet e-conomic.

Många företag har flera specialiserade system för att lösa uppdrag för verksamheten: CRM, projekthantering, tidrapportering, fakturering, bokföring och redovisning.

Integrationen mellan TimeLog Project och e-conomic binder samman alla konsultverksamheternas ledningsbehov i en webbaserad verksamhetsplattform. Nu behöver man bara skapa och underhålla kunder, kontaktpersoner och fakturor i TimeLog Project medan integrationen ser till att e-conomic hålls uppdaterad.

Det finns många fördelar med att integrera TimeLog Project med e-conomic:

Kunder skapas och underhålls på ett ställe – i TimeLog Project.
Fakturor skapas i TimeLog Project där fakturaunderlaget finns.
Fakturor överförs enkelt och oproblematiskt till e-conomic utan mellanstationer.
Inbyggda avstämningsverktyg garanterar att fakturorna kommer iväg i tid.

Gratis och enkelt att installera

Integrationen med e-conomic ska vara tillgänglig för alla TimeLog Business- och TimeLog Enterprise-kunder efter uppdatering till TimeLog Project 5.5 – och den ingår i priset.

Det krävs ingen teknisk kunskap att installera integrationen, och det finns flera bruksanvisningar om det skulle behövas.

Faktablad om integrationen med e-conomic

Läs mer om integrationer med TimeLog Project

Läs mer om fakturering och ekonomi i TimeLog Project

Resurshantering i TimeLog Project

Sascha Skydsgaard — Fri, 28 Oct 2011 00:00:00 GMT

Resurshanteringen i TimeLog Project har förstärkts med möjligheter som att kunna se belastningsberäkningen vid resursallokering direkt på projektplanen samt möjligheten att flytta allokeringar från en resurs till en annan i ett överskådligt gränssnitt.

Dessutom har vi gjort små justeringar i flera gränssnitt som förenklar resurshanteringen i vardagen.

Med denna nya dialogruta kan man överföra använda eller oanvända allokerade timmar till en annan medarbetare och ändå genast se belastningen för denna medarbetare under perioden.

När det gäller de dagliga uppgifterna stöder TimeLog nu mycket bättre följande centrala arbetsflöden:

Hur belastad är varje anställd under ett projekt och hur fördelas belastningen per projekt eller fas?
Medarbetaren är överbelastad och uppgifter ska flyttas över till en annan medarbetare. Vem är ledig?
Medarbetaren har slutat och vederbörandes uppdrag ska fördelas på andra medarbetare. Vem är ledig?
Medarbetaren är överbelastad och jag vill ändra i projektets tidsplanering för att justera belastningen.
Vilka uppdrag ska jag lösa sorterade efter leveransdatum eller grafiskt visualiserade i ett hopvikbart Gantt-schema?

Se nedanstående inspelning av ett webbseminarium som beskriver möjligheterna till resurshantering i TimeLog Project, och se de nya funktionerna.

Video om resurshantering i TimeLog Project

Seminarium: e-conomic integration och resursstyrning

Sascha Skydsgaard — Fri, 28 Oct 2011 00:00:00 GMT

Vi har under det sista halvåret arbetat hårt på en standardintegration till e-conomic och en förbättring av resurshanteringen i TimeLog Project, och det är med glädje vi visar resultaten.

Seminaret hålls torsdag 3 november 10.00–14.00 i Dansk Arkitektur Center i Köpenhamn. Här finns också möjlighet att möta flera av TimeLogs kunder samt en representant från e-conomic.

Läs mer om dagordningen och anmälan

Tidrapportering i småföretag kräver ett fåtal funktioner

Katrine V. Grytter — Fri, 28 Oct 2011 00:00:00 GMT

Vad gör småföretag som i en tidig fas önskar professionell hantering av tidsförbrukningen med syftet att styra företaget bättre utan att investera stora summor i komplexa lösningar?

Just detta behov stötte TimeLogs säljare ofta på för ett år sedan. Vi lanserade därför en kortare version av TimeLog Project, känd som TimeLog Team – och nu kan vi göra de första erfarenheterna från en användarundersökning som genomfördes under hösten 2010.

Är det verkligen nödvändigt?

Först och främst är det relevant att fråga sig om de småföretag med färre än 10 användare över huvud taget har behov av IT-verktyg för att hantera tiden? Är det inte bara slöseri med resurser och tid? Vår erfarenhet visar dock tydligt att tidrapportering även i småföretag är berättigad, och för närvarande upplever vi en ökning med ca 25 % i månaden i användarantal i förhållande till det existerande.

Priset motsvarar en kopp kaffe – det bör man ta ställning till!

Det är en balansgång där behovet ändrar sig från nice-to-have till need-to-have, men faktum är att vi inom TimeLog ofta fångar upp de lite större företagen när de börjar få problem, och de redan har gått miste om många fakturerbara timmar. Därför kan det förebyggande förhållningssättet där småföretaget startar tidigt med småinvesteringar i IT-verktyg vara värt det i längden.

Ett ökat fokus på priset är normalt när vi vänder oss till mindre företag. Ofta är det en känslig fråga som väger tungt i förhållande till fördelarna jämfört med insatsen. Men med en prismodell som motsvarar vad det kostar att köpa två koppar kaffe på café kan de flesta vara med. Småföretagen får därmed möjlighet att ta det första steget mot ytterligare professionalisering och kan få en bättre överblick över företaget utan stora investeringar.

Många valmöjligheter är inte bra nog

Idén med en lösning à la TimeLog Team som har reducerats så mycket som möjligt när det gäller pris, djup och funktionalitet – men som samtidigt har förmågan att växa med lösningen – ligger i linje med utvecklingen av enkla lättbegripliga lösningar utan för många valmöjligheter. Just det sista ”enkla lättbegripliga lösningar utan för många valmöjligheter” är en tydlig tendens på marknaden, enligt Gartneranalytiker Brian Prentice.

I en artikel i ComputerWord från november 2010kommenterar han utvecklingsavdelningens ingenjörer som fortsätter lägga in flera funktioner i systemen så att överblicken försvinner. Han talar om en intolerans inför överutvecklade och hyperkomplexa tillämpningar, vilket har skapat en motreaktion hos användarna som i stället söker intuitiva system med få funktioner.

Utvecklingen mot en förenkling beskriver Prentice också som ett led i orsaken till framgången för smartphone-applikationer: ”Det som driver smartphone-marknaden framåt just nu bottnar i en efterfrågan på överskådliga, enkla och lättbegripliga applikationer.” En efterfrågan som vi ser mycket tydligt i småföretagen.

Är tipstexter, videoinstruktioner och bruksanvisningar för mycket produkt?

Förutom att småföretagens behov naturligtvis är enklare än för de större företagen är användarvänligheten viktig. Vi har ett stort system av serviceförmåner anslutna till våra produkter. Men undersökningen av våra Team-kunder visar tydligt att de endast i mycket liten omfattning använder sig av tipstexter, videoinstruktioner och bruksanvisningar – produkten förväntas vara intuitiv och användarvänlig, annars anses den vara för komplicerad.

Det är en intressant insikt som sätter igång tankar om behovet av omkringliggande service jämfört med fokus på själva användarvänligheten i produkten. Men det stöder också tydligt styrkan av de mindre systemen där man har skurit ner på funktionaliteten.

Artiklar som berör samma frågor från andra vinklar:

Som projektledare är du beroende av att dina projektdeltagare tidrapporterar på korrekt fas om avstämningen av budgetar ska bli enkel. Vad gör du om så inte är fallet? I tidigare versioner av TimeLog var du tvungen att

- logga in som enskild medarbetare och rätta timmarna själv eller
- be medarbetaren rätta sina timmar eller
- kontakta en användare med koordinatorbehörigheter för att få gjort korrigeringen

Med funktionen Omkontering av tid kan du kontera om ett obegränsat antal tidrapporter på ett obegränsat antal medarbetare i en åtgärd. Exempelvis kan flera medarbetare ha registrerat på samma men felaktiga fas i ditt projekt eller kanske ett antal timmar ska flyttas från ditt fakturerbara projekt till ett internt ikke-fakturerbart projekt.

Du har även möjlighet att dela upp en tidrapport i 2 tidrapporter om du bara önskar att flytta en del av rapporten till en ny fas eller ett nytt projekt.

Kan man använda två redovisningsprinciper i samma företag?

Søren Lund — Wed, 07 Sep 2011 00:00:00 GMT

I ett konsultföretag är det konsulterna som är produktionsapparaten och därför grunden för företagets verksamhet och resultat. Därför är det naturligtvis alla konsultföretags dröm att engagera konsulter som kan fakturera alla producerade timmar med maximalt timpris. Detta är naturligtvis mycket sällsynt i verkligheten.

För att uppnå en hög omsättning för den enskilda konsulten är det viktigt att konsulterna och ledningen alltid har uppdaterade kunskaper: Hur stort värde skapar konsulten per timme för de enskilda projekten?: Och hotas värdet per timme i projekt till följd av överanvändning?

I många danska företag är det konsulterna själva som prioriterar sina uppgifter och i viss utsträckning även uppdragens leveransomfattning. Därför kan det vara viktigt att konsulterna har tillgång till egna nyckeltal för att uppnå goda resultat. Exempelvis kan ordningen på uppdragen påverka omsättningen dramatiskt och leveransomfånget kan påverka timpriset dramatiskt.

Fokus på värdet av löpande kommunikation

Så varför är det så få konsultföretag som strukturerat och löpande diskuterar värdeskapande och täckningsbidrag av pågående uppdrag med den enskilde konsulten?

Det beror på att det är både tidskrävande, dyrt och komplicerat att samla ihop och förmedla nödvändig information om projekt, ekonomi och värdeskapande – innan informationen är i ekonomisystemet – och innan projektet är avslutat.

Ofta är den ekonomiska styrningen i det mindre konsultföretaget baserad på följande tre principer:

Omsättning = fakturerat värde. I redovisningsvärlden säger man att företaget följer faktureringsprincipen.
Bonus beräknas när projektet är slut.
Den värdebaserade initiativrikedomen för pågående projekt bestäms en gång om året, när revisorn ber om det vid årsredovisningen (och när intäkterna följer det fakturerade värdet).

Denna modell är enkel att praktisera för ekonomimedarbetaren, men ofta oanvändbar som dagligt styrningsverktyg för ledning och medarbetare. Den är för grov och för långsam. Man kan säga att finansfunktionen har lättast för att praktisera faktureringsprincipen (minst tidskrävande), medan företaget egentligen mår bäst av att styras efter produktionsprincipen, då företagets omsättning av projekt och konsulter inte bestäms av när faktureringen görs men däremot när arbetet görs.

Blanda faktureringsprincipen med produktionsprincipen

Så varför inte tänka på ett nytt sätt och blanda principerna och låta ekonomisystemet köra efter faktureringsprincipen, medan företaget internt styrs efter produktionsprincipen? Flera av våra kunder med TimeLog Project har bra erfarenheter av just denna modell – då den löpande rapporteringen om det utförda arbetet beräknas utifrån produktionsprincipen med siffror som hämtas från TimeLog Project.

För en del revisorer kan det här vara en galen idé eftersom det skulle innebära att det blir skillnad mellan ekonomisystemets omsättning som kommunicerar externt och tidrapporterings- resp. projekthanteringssystemets omsättning som kommunicerar internt. Men denna nackdel uppvägs av det faktum att den enskilda projektledaren, konsulten och chefen omedelbart får veta värdeskapandet från varje enskild timrapportering – med hänsyn till om projektet använder:

fast pris och budgeten har överskridits
klippkort där timmarna har förbrukats
förbrukad tid när man vet att kunden inte kommer att betala

Och skillnaden mellan det skapade värdet och det fakturerade – det är ju bara det pågående arbetet som revisorn kan avläsa direkt vid årets utgång.

Det kan inte bli enklare...

Länka dokument med Internet Explorer 9

Anders Brandstrup — Tue, 06 Sep 2011 00:00:00 GMT

Med dokumentlänkar kan du länka från TimeLog Project till dokument som finns på andra platser. Det kan vara på en server i företaget, på intranätet, din hårddisk – eller kanske i Dropbox eller en liknande tjänst. Man kan länka till dokument från projekt och TimeLog CRM så det blir enkelt att nå t.ex. projektbeskrivningar, budgetar, köpeavtal, kampanjer etc.

Funktionen kan bara användas med Windows och Internet Explorer. Vi rekommenderar en uppdatering till den senaste versionen, Internet Explorer 9 som är bättre än föregångarna på alla punkter.

Med Internet Explorer 9 ställs nya krav på säkerheten om du vill länka till dokument från TimeLog Project, och kanske ska du göra ändringar i konfigurationen av både TimeLog Project och Internet Explorer.

En säker förbindelse till TimeLog Project

Först ska en systemadministratör se till att TimeLog Project använder en säker förbindelse via HTTPS-protokollen. Det innebär att de data som överförs mellan servern och din webbläsare krypteras, och att du ska skriva "https://" före adressen i stället för "http://".

I TimeLog Projects systemadministration finns punkten Säkerhet och åtkomst i gruppen Allmänt. . Överst på den sidan kan du markera rutan bredvid bredvid Tillåt bara åtkomst via en krypterad förbindelse (https). (https). Det kan du bara göra om du redan har loggat in med "https://". Klicka på länken i hjälptexten om du inte redan har loggat in på en säker förbindelse. Klicka nu på knappen Uppdatera-och informera de övriga användarna av TimeLog Project om att de i fortsättningen ska logga in med "https://".

Gör TimeLog Project till en pålitlig webbplats

Nu ska du lägga till TimeLog Project på listan över Pålitliga webbplatser i Internet Explorer. Pålitliga webbplatser eller Trusted sites är en lista över pålitliga webbplatser som inte kommer att skada din dator eller dina dokument.

Välj menyn Funktioner och Internetinställningar.. Eller klicka på det lilla kugghjulet överst till höger i webbläsarfönstret och välj Internetinställningar..

Klicka på fliken Säkerhet i Internetinställningar..
Klicka på Pålitliga webbplatser och därefter på knappen Webbplatser..

I det nya fönstret skriver du adressen till TimeLog Project, t.ex. "https://tl.timelog.dk", "https://app.timelog.com" eller "https://app.timelog.dk". Du hittar adressen på adressraden i Internet Explorer.
Klicka på knappen Lägg till, och TimeLog Project kommer nu att vara med på listan över pålitliga webbplatser.
Klicka på knappen Stäng och därefter på knappen OK.

Nu kan du länka till dokument och mappar direkt från TimeLog Project. Om du flyttar dokumentet, kom då ihåg att uppdate

Nytt webbseminarieprogram för hösten

Sascha Skydsgaard — Wed, 31 Aug 2011 00:00:00 GMT

Höstens webbseminarieprogram är nu tillgängligt för registrering. Alla ämnen på webbseminarierna är uppdaterade för att innehålla de nya möjligheterna med version 5.4.

Vi har också gjort ett helt nytt webbseminarium om resurshantering i TimeLog Project där vi går igenom de nya arbetsflödena i version 5.4.

Alla är välkomna att delta – även om du inte använder TimeLog Project utan bara vill ha information om de funktioner som erbjuds.

Den första tisdagen varje månad kan man få en omfattande introduktion till TimeLog Business Edition og TimeLog Team Edition. De vänder sig både till intresserade som inte använder TimeLog Project i dag samt till helt nya användare av TimeLog Project.

Första tillfället är tisdag 4 oktober.

Man kan fortfarande se videor av tidigare webbseminarier på vår videokanal.

Mer om webbseminarierna och anmälan

Export av gäldenärslista - faktura

Christoffer Lanstorp — Wed, 31 Aug 2011 00:00:00 GMT

Export av Gäldenärslista - faktura har länge efterfrågats och finns nu tillgänglig i TimeLog Project version 5.4.03.

Fyra nya whitepapers

Sascha Skydsgaard — Fri, 26 Aug 2011 00:00:00 GMT

Efter lanseringen av TimeLog Project 5.4 har vi utarbetat sju nya whitepapers som förklarar hur mer komplexa arbetsflöden hanteras i TimeLog Project:

Skaffa en överblick över alla TimeLogs vitböcker här

Nya ansikten i TimeLog

Sascha Skydsgaard — Fri, 22 Jul 2011 00:00:00 GMT

Det går starkt framåt i TimeLog för ögonblicket och flera nya medarbetare har kommit in under de senaste månaderna.

Vi är glada att kunna utöka inom försäljning och service med fem nya engagerade medarbetare.

Martin Kjær är anställd som Sales Consultant med ansvar för försäljning, i första hand på den danska marknaden. Martin har tidigare arbetat med försäljning av SaaS lösningar, främst inom IT-säkerhet, både mot offentliga och privata kunder, främst i Skandinavien.

Hampus Persson är anställd som Sales Consultant med ansvar för den svenska marknaden. Hampus har flera års erfarenhet av försäljning inom software på den nordiska marknaden. Hampus är det första steget i TimeLogs allt större fokus på den svenska marknaden.

Klaus Jespersen Colding är anställd som Sales Assistant och har främst kontakt med den danska marknaden. Klaus läser till Civilingenjör, inriktning strategi, organisation och ledning på CBS och arbetar på sin avhandling om användningen av managementkonsulter inom den offentliga sektorn.

Aileen Rasmussen är anställd som Sales Assistant med ansvar för våra TimeLog Team kunder och den tyska marknaden. Aileen har just avslutat sin BA examen från CBS i tyskt affärsspråk och internationell marknadsföring och nu ska hon läsa magister inom samma område.

Torben Helleskov Jybæk är anställd som Technical Account Manager och kommer att ingå i teamet för tjänster. Torben kommer direkt från Microsoft i Irland, där han satt i affärsstöd och har omfattande erfarenhet av finansiella system och att implementera nya processer för kunder.

TimeLog Nyheter

Besök TimeLog på Projektverktygsdagen i Stockholm

Är du intresserad av projektledning, då är projektverktygsdagen ett perfekt tillfälle att bli uppdaterad om den senaste utvecklingen inom projektledning.

Resurshantering är svårt

1. Matematisk bokning

2. Kalenderbokning

3. Mikrobokning

TimeLog expanderar till Sverige

Eftersom efterfrågan stigit på den svenska marknaden slår nu TimeLog upp en avdelning i Sverige.

Att välja att inte välja

Tid är pengar – även intern tid!

Ny release: TimeLog Project 5.5

Integration med e-conomic, differentierade momssatser och bättre användarvänlighet

e-conomic integration

Hantering av artikelnummer

Tack vare kraftig tillväxt expanderar TimeLog igen

Vill ditt företag få en överblick?

TimeLog bjuder in till icke-bindande webbseminarier om TimeLog Project och dess många tids- och resurssparande funktioner.

Många fördelar med vitböcker

Värdering med hjälp av projektmallar

Tidrapportering - administrativ börda eller strategiskt verktyg?

Inspiration till kravspecifikationen

Tidrapportering

Hantering av utlägg

Projekthantering

Fakturering

Nya bra webbläsare gör SaaS ännu bättre

Lär känna TimeLog Project

Webbseminarier på nätet

Meetups

88 bruksanvisningar

Fråga vår support

Om ni har en konkret fråga eller ett problem kan er superanvändare alltid kontakta vår supportavdelning. Här finns vår support redo att besvara din fråga eller lösa ditt problem. Läs mer här.

Produktnyheter

TimeLog släpper nya versioner och funktioner ett par gånger om året. Kanske har vi redan utvecklat den funktion som du saknar – eller saknar du kanske bara en enkel översikt. Därför har vi samlat alla produktnyheter på en sida.

Nyhetsbrev och RSS

Workshops

Ska ni införa nya processer eller vill kontrollera om ni behöver TimeLog Project – kontakta en av våra rådgivare och hör efter om en workshop är det som behövs. Läs mer här.

Blogg och hemsida

Och – så finns naturligtvis vår blogg och hemsida som vi löpande uppdaterar och expanderar. Vi experimenterar löpande med nya medier och format. Nyligen började vi använda twitter. – och på längre sikt gör vi säkert

Vi bygger bara själv...

God jul!

Här kan vi avslöja några av nyheterna för 2012

Time Driven Activity Based Costing (TDABC)

Codecamp - bygg med TimeLogs API

Nyhet - MeetUp 23 november i Århus

Bilder och presentationer från seminariet i Köpenhamn

Kortkommandon nu också i Google Chrome

Integration med e-conomic

Spara tid på fakturering och undvik dubbel bokföring med den kostnadsfria standardintegrationen mellan TimeLog Project och bokföringsprogrammet e-conomic.

Gratis och enkelt att installera

Resurshantering i TimeLog Project

Seminarium: e-conomic integration och resursstyrning

Tidrapportering i småföretag kräver ett fåtal funktioner

Är det verkligen nödvändigt?

Priset motsvarar en kopp kaffe – det bör man ta ställning till!

Många valmöjligheter är inte bra nog

Är tipstexter, videoinstruktioner och bruksanvisningar för mycket produkt?

Artiklar som berör samma frågor från andra vinklar:

Kan man använda två redovisningsprinciper i samma företag?

Fokus på värdet av löpande kommunikation

Blanda faktureringsprincipen med produktionsprincipen

Länka dokument med Internet Explorer 9

En säker förbindelse till TimeLog Project

Gör TimeLog Project till en pålitlig webbplats

Nytt webbseminarieprogram för hösten

Export av gäldenärslista - faktura

Fyra nya whitepapers

Nya ansikten i TimeLog

Om ni har en konkret fråga eller ett problem kan er superanvändare alltid kontakta vår supportavdelning. Här finns vår support redo att besvara din fråga eller lösa ditt problem.

Läs mer här.

TimeLog släpper nya versioner och funktioner ett par gånger om året. Kanske har vi redan utvecklat den funktion som du saknar – eller saknar du kanske bara en enkel översikt.

Därför har vi samlat alla produktnyheter på en sida.

Ska ni införa nya processer eller vill kontrollera om ni behöver TimeLog Project – kontakta en av våra rådgivare och hör efter om en workshop är det som behövs.

Läs mer här.